Quali sono le differenze nei requisiti di conformità per i benefit assicurativi per i dipendenti in tutto il mondo?
Si può essere tentati di pensare che un’unica polizza assicurativa possa coprire tutte le esigenze. Una copertura che tratti i dipendenti in modo equo dovrebbe essere sufficiente a soddisfare i requisiti di legge, giusto?
I responsabili dei benefit per i dipendenti scopriranno presto che esistono significative differenze regionali nei requisiti. Anche l’applicazione delle normative può variare considerevolmente: una singola regione può richiedere il coinvolgimento di più autorità o la conformità a più normative.
Soprattutto per i benefit che sono tipicamente altamente regolamentati, come l’assicurazione sanitaria o i piani pensionistici, trovare una soluzione implica il rispetto dei requisiti minimi di copertura per un determinato territorio e la garanzia che il piano sia personalizzato in base alle esigenze dei dipendenti senza violare la legge.
Esempio di conformità internazionale:
Per darvi un’idea dei dettagli da considerare nella gestione dei benefit per i dipendenti a livello internazionale, ecco un esempio:
Emirati Arabi Uniti: due autorità sanitarie, un solo paese
Ad Abu Dhabi, due enti di regolamentazione supervisionano l’assicurazione sanitaria sponsorizzata dalle aziende: l’Abu Dhabi Health Authority (HAAD) e la Dubai Health Authority (DHA).
L’HAAD è responsabile della regolamentazione dei servizi, dei fornitori e dei professionisti sanitari. Le aziende multinazionali devono fornire ai propri dipendenti un’assicurazione sanitaria gratuita sponsorizzata dall’azienda per garantire una copertura sanitaria completa in tutto il Paese. La DHA è l’autorità di regolamentazione per la conformità alle normative sull’assicurazione sanitaria privata. La vostra organizzazione deve garantire che il vostro assicuratore:
• Sia autorizzato, registrato e ispezionato da questo ente
• Rispetti le tariffe di rimborso prescritte
• Soddisfi standard specifici per l’erogazione dell’assistenza sanitaria
• Fornisca i dati e la documentazione necessari in caso di controversie, sospetti di frode o abuso assicurativo, o reclami
• Sia soggetto a ispezioni e indagini
• Collabori con le autorità competenti dell’emirato e del governo federale, ove opportuno
• Dimostri trasparenza e consenta un processo decisionale informato. La Dubai Health Authority (DHA) opera in modo diverso. Tutti i residenti di Dubai devono avere una copertura assicurativa sanitaria, che includa l’assistenza medica e di emergenza. Esiste un programma finanziato dal governo per i cittadini di Dubai, ma coloro che risiedono esclusivamente nel territorio devono stipulare un’assicurazione sanitaria privata. Le aziende multinazionali sono tenute ad assicurare i propri dipendenti e anche i loro familiari a carico devono essere coperti.
La tua compagnia assicurativa deve:
• Possedere una licenza per l’assicurazione sanitaria di Dubai (HIP). Questa licenza richiede il rispetto degli standard finanziari, di gestione dei dati, di concessione di licenze, di gestione dei sinistri e di esperienza del cliente.
• Inviare i dati del contratto di assicurazione sanitaria al DHA tramite il portale eClaimlink.
• Aggiornare mensilmente l’elenco degli assicurati.
• Rispettare gli standard per le richieste di rimborso e le prescrizioni elettroniche.
• Inviare report trimestrali sui dati relativi ai benefit del call center e sulle comunicazioni con gli assicurati.
• Inviare puntualmente tutti i dati relativi ai sinistri. Come puoi vedere, ci sono molti aspetti da considerare in quest’area di conformità. Ogni elemento può cambiare rapidamente, il che significa che le compagnie assicurative e le opzioni che offrono alla tua azienda devono essere flessibili.
Quanto flessibili devono essere le mie opzioni assicurative?
In breve: molto flessibili. Con le normative in continua evoluzione, soprattutto dopo la pandemia di COVID-19, le tue opzioni assicurative devono essere tempestivamente aggiornate da un esperto in ogni regione non appena cambiano le normative.
Inoltre, è probabile che le tue esigenze in termini di benefit assicurabili per i dipendenti evolvano. I tuoi servizi di conformità dovranno probabilmente non solo mitigare il rischio di non conformità nei paesi in cui già operi, ma anche familiarizzare con nuove regioni man mano che ti espandi e acquisisci nuovi territori.
Come posso garantire che la mia azienda rispetti gli standard internazionali in materia di benefit per i dipendenti?
Ecco i nostri migliori consigli per garantire la conformità ai requisiti normativi per i benefit assicurabili per i dipendenti:
• Assicuratevi che la vostra organizzazione comprenda la necessità di un approccio agile e proattivo all’assicurazione, con competenze interfunzionali.
• Semplificate le strutture interne di gestione del rischio e di conformità. Che sia regionale, divisionale o funzionale, la vostra assicurazione collettiva dovrebbe essere gestita da un sistema centralizzato in grado di gestire più punti dati e un’ampia varietà di regioni.
• Sfruttate le competenze esterne quando opportuno. Non è sempre realistico aspettarsi che i team interni, sia a livello globale che presso la sede centrale, siano pienamente consapevoli di tutti gli sviluppi normativi e di conformità in ogni regione.
• Date priorità a soluzioni assicurative personalizzate rispetto a un approccio standardizzato. Volete offrire ai vostri dipendenti benefit che siano percepiti come equi in tutta l’organizzazione e adattati a ciascuna regione. Le opzioni assicurative specificamente progettate per soddisfare le esigenze aziendali aiutano a mantenere questo equilibrio.
• Ottimizzate il supporto tecnologico del vostro reparto Risorse Umane. Evita di aggravare i problemi di conformità fornendo un supporto tecnologico inadeguato o inefficace: automatizza ed esternalizza il più possibile utilizzando la tecnologia.
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Dato quanto sopra, è chiaro che, indipendentemente da come un’azienda multinazionale gestisce i benefit assicurabili dei propri dipendenti, il suo approccio deve includere quanto segue:
• Un design che consenta l’elaborazione dei dati necessari.
• Sufficiente flessibilità per adattarsi ai cambiamenti normativi.
• Un design che integri conoscenze e competenze regionali.
• Sfruttare la tecnologia per ridurre il carico di lavoro dei team interni.
“È proprio per questo che abbiamo sviluppato la dashboard ASN-WEB EB”, spiega Balazs Kaposvari, uno dei nostri esperti interni in benefit assicurabili per i dipendenti. “Con decenni di esperienza nell’aiutare le aziende multinazionali a creare soluzioni di benefit per i dipendenti che proteggono i loro dipendenti e riducono i rischi legali, abbiamo sviluppato un sistema scalabile e adattabile.”
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