Negli ultimi anni il settore della gestione del capitale umano ha subito notevoli cambiamenti, rendendo urgente per le medie imprese adattare le proprie pratiche in materia di benefit per i dipendenti.
I responsabili delle risorse umane sanno che le pratiche aziendali tradizionali non sono più adatte all’attuale mercato globale dei talenti. La carenza di giovani lavoratori sta costringendo le aziende a trattenere i dipendenti più anziani. I piani di benefit devono colmare il divario significativo e crescente tra le aspettative della generazione precedente e quelle delle generazioni X e Y. In un mondo post-COVID-19, i dipendenti desiderano e necessitano di più benefit incentrati sul benessere e sulla salute mentale. In molti paesi, la definizione di retribuzione “equa” (che si tratti di parità di retribuzione tra donne e uomini o di salario minimo) e di benefit come la previdenza sociale e i contributi pensionistici è in continua evoluzione.
I datori di lavoro di oggi devono dimostrare il loro impegno affrontando i rischi di infortuni sul lavoro e le problematiche di salute sul lavoro e definendo obiettivi e misure concrete nell’ambito di una politica sanitaria aziendale.
Per le aziende che hanno integrato nuove filiali in più paesi attraverso fusioni e acquisizioni, le sfide sono molto simili a quelle affrontate dalle grandi multinazionali. Lo stesso vale per la responsabilità e la priorità del consiglio di amministrazione in materia di gestione dei benefit per i dipendenti.
Poiché i piani pensionistici aziendali sono tradizionalmente gestiti a livello locale, la maggior parte delle PMI non ha ancora apportato le modifiche necessarie ai benefit per i dipendenti. Consultare esperti in benefit può aiutare le aziende a gestire l’introduzione di nuovi benefit e l’adattamento di quelli esistenti. Questo è particolarmente importante quando le aziende adottano un approccio decentralizzato.
La situazione è ancora più complessa nelle aziende della regione DACH (Germania, Austria, Svizzera), dove i dipartimenti HR internazionali continuano a gestire l’acquisizione di talenti, l’onboarding, la gestione della mobilità e l’amministrazione dei benefit in gran parte manualmente. Alla richiesta di documenti relativi ai benefit, molti rispondono ancora: “Non so dove trovarli in questo momento”.
I responsabili delle risorse umane sono frustrati perché devono prendere decisioni senza i dati necessari per essere pienamente informati. Si sentono impotenti nei confronti di assicuratori, broker e decisori locali e sono sopraffatti dalla complessità dei requisiti e delle normative che ricevono quotidianamente.
In teoria, automatizzare la gestione dei benefit per i dipendenti dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Ma in realtà, i sistemi validi sono pochi e quelli esistenti sono difficili da implementare.
Ecco perché ASN ha sviluppato tutti gli strumenti necessari per fornirvi le soluzioni di cui avete bisogno. In qualità di azienda privata svizzera di medie dimensioni, ASN comprende le esigenze specifiche delle PMI della regione DACH (Germania, Austria e Svizzera) che muovono i primi passi a livello internazionale, spesso guidate dalla famiglia fondatrice.
Alcuni aspetti dei benefit internazionali per i dipendenti sono innegabilmente tecnici. Ecco perché i capitoli seguenti sono più accessibili rispetto all’introduzione. Tuttavia, siamo certi che chiunque lavori in un reparto HR internazionale e affronti le sfide dei benefit internazionali per i dipendenti li troverà pertinenti e tempestivi.
Fondata a Zurigo nel 1991, Advisory Services Network AG (ASN) è specializzata e broker di assicurazioni internazionali e consulente in benefit per i dipendenti. In qualità di azienda privata, diamo priorità a un approccio etico basato su fiducia, impegno, competenza e spirito di accoglienza.
Oltre alla sua posizione di leader nel mercato internazionale dell’assicurazione sanitaria privata, ASN offre soluzioni complete e uniche, tra cui ASN-WEB (International Employee Benefits). In collaborazione con altri importanti fornitori di servizi, come broker assicurativi e gestori di benefit esterni, supportiamo i nostri clienti nei loro sforzi per raggiungere trasparenza e controllo attraverso servizi di gestione coerenti sia a livello centrale che locale.
I nostri clienti preferiscono un approccio di gestione decentralizzato; per questo motivo, ASN ha sviluppato l’offerta modulare ASN-WEB. Si tratta di un approccio strategico e fondamentale alla gestione dei benefit per i dipendenti.
ASN-WEB vi fornisce tutte le risorse necessarie per controllare i costi e i rischi dei vostri benefit assicurabili su scala globale, con il minimo sforzo.
Una gestione efficace dei benefit assicurabili per i dipendenti richiede una chiara comprensione dei benefit offerti in ciascun Paese: i servizi forniti, il loro costo e la loro giustificazione. Senza questa visione completa, si rischia:
L’incapacità dell’azienda di fornire, in tutte le sue filiali e in tutti i Paesi, il livello di servizio richiesto dal senior management.
Gli strumenti modulari di ASN rispondono a tutte le domande che i responsabili delle risorse umane e del rischio hanno sui benefit per i dipendenti a livello globale e consentono di:
ASN affronta le potenziali sfide della gestione dei benefit, con particolare attenzione alle funzioni di controllo.
Utilizzando il modulo dati AAA (Acquisizione, Aggregazione e Analisi), gli esperti ASN raccolgono e catalogano tutti i dati rilevanti sui benefit tramite uno strumento di gestione dati online dedicato.
Analizziamo quindi il rischio assicurabile sottostante utilizzando metodi attuariali, come le proiezioni delle perdite, per identificare opportunità di ottimizzazione dei costi amministrativi e del trasferimento del rischio.
Sappiamo che i datori di lavoro devono proteggere i propri dipendenti da perdite finanziarie in caso di determinati eventi. Per questo motivo, il sistema ASN genera regolarmente report dettagliati e raccomandazioni specifiche per ciascun piano di benefit. La nostra esclusiva dashboard, disponibile in modalità SaaS, centralizza i dati sui benefit per i dipendenti e fornisce anche informazioni su conformità e governance, profili e benchmark per paese, aggiornamenti sulle tendenze dei benefit per i dipendenti e avvisi relativi a opportunità di rinnovo perse e costi di implementazione elevati.
Il modulo Soluzioni e Servizi di ASN-WEB offre servizi di consulenza e supporto per aiutarvi a implementare le soluzioni più adatte, spesso in stretta collaborazione con i vostri broker assicurativi.
I servizi di consulenza di ASN sfruttano i dati raccolti nel modulo Dati ASN-AAA e utilizzano soluzioni internazionali generalmente non disponibili nei mercati locali. Questo vi consente di implementare una strategia internazionale efficiente e ben gestita (che può includere, ad esempio, l’accesso ai mercati assicurativi internazionali, il pooling multinazionale e altri accordi transfrontalieri).
I fornitori di servizi e le ASN collaborano con i partner di ASN-WEB, garantendovi l’accesso a competenze e servizi specializzati forniti da esperti indipendenti in tutto il mondo.
Ecco la testimonianza di Oliver Goede, che spiega perché l’approccio internazionale di ASN è considerato una “best practice”:
“Qualche anno fa ero responsabile della gestione assicurativa e del rischio in un gruppo industriale con oltre 100 filiali in 40 paesi. I piani di benefit per i dipendenti erano diventati, quasi inosservati, un fattore di costo e rischio significativo e incontrollato.
Le decisioni relative al contenuto dei piani e alla selezione dei fornitori erano interamente delegate ai team locali di Risorse Umane e Finanza. Non veniva esercitata alcuna supervisione specifica presso la sede centrale.
Sotto la guida del team assicurativo, con il supporto del consiglio di amministrazione e in collaborazione con i dipartimenti Risorse Umane e Acquisti, il gruppo ha deciso di avviare un progetto volto a garantire la trasparenza e l’ottimizzazione dei costi. I risultati sono stati sorprendenti: abbiamo raggiunto la completa trasparenza e risparmiato decine di milioni di euro in tre anni.”
Siamo stati anche in grado di implementare un controllo sostenibile dei costi attraverso polizze assicurative acquisite a livello internazionale e una gestione efficace della multinazionale… ripartendo i rischi tra diverse reti.
Durante il progetto, sono emerse numerose problematiche relative alla copertura assicurativa, impossibili da risolvere a livello locale.
Nel Regno Unito, ad esempio, avevamo numerose entità giuridiche che impiegavano personale sia onshore che su piattaforme offshore, e per anni abbiamo dovuto affrontare una disparità di trattamento tra questi due gruppi. I team HR locali si erano rivolti a diversi broker specializzati per ottenere una copertura accettabile per il personale offshore, ma questa copertura presentava ancora limitazioni ed esclusioni. La combinazione di polizze assicurative vita e danni con più assicuratori e broker ha reso il sistema complesso ed estremamente costoso.
Il lavoro del team di progetto internazionale ha portato infine alla definizione di un unico accordo che combinava la copertura con l’assicuratore desiderato e la partecipazione a un fondo comune multinazionale. Tutti i dipendenti ora beneficiano degli stessi vantaggi, indipendentemente dal fatto che lavorino onshore o offshore.
Inoltre, i report annuali di gestione e l’accesso a dati preziosi sono ora disponibili presso la sede centrale grazie all’accordo di condivisione delle risorse multinazionale.
Nella maggior parte delle PMI, la gestione dei benefit per i dipendenti è gestita quasi esclusivamente dai responsabili delle risorse umane locali; i dirigenti hanno scarse informazioni in merito.
Tuttavia, è comune gestire i benefit degli espatriati impiegati presso la sede centrale, così come quelli di altri gruppi di dipendenti che viaggiano frequentemente. Per questi ultimi, la questione della due diligence è particolarmente importante, spesso a causa delle diverse normative.
In questo caso, l’implementazione dei benefit per i dipendenti può richiedere il coinvolgimento di diversi fornitori: compagnie assicurative, società di comodo, amministratori terzi, ecc. Il reparto Risorse Umane della sede centrale deve coordinarsi con i responsabili locali e garantire un controllo rigoroso sull’implementazione dei benefit per i dipendenti.
Qualche anno fa, Andreas Klapproth ha trovato la soluzione di riferimento ideale per i benefit per i dipendenti presso Rolls-Royce Power Systems (RRPS) a Friedrichshafen, in Germania.
RRPS fa parte del gruppo globale Rolls-Royce, ma gestisce autonomamente le soluzioni di mobilità locale per i suoi 8.000 dipendenti. Ecco la loro storia:
In Rolls-Royce Power Systems, la categoria dei dipendenti mobili comprende un’ampia gamma di profili, impiegati da diverse aziende e dislocati in numerosi paesi.
Alcuni di questi dipendenti svolgono incarichi a breve o medio termine; altri lavorano su progetti internazionali con contratti a tempo indeterminato; altri ancora sono espatriati “tradizionali”.
Garantiamo che tutti questi dipendenti e le loro famiglie siano trattati equamente per quanto riguarda l’assicurazione sanitaria. Inoltre, rispettiamo rigorosamente le linee guida di conformità e governance della nostra organizzazione in ogni paese ospitante.
Nessuna polizza assicurativa può fornire il livello di servizio e copertura richiesto ovunque. Ecco perché datori di lavoro come noi adottano un approccio coordinato e internazionale. Dobbiamo garantire la portabilità globale e un ritorno sicuro nel loro paese d’origine dopo un soggiorno prolungato all’estero, senza il rischio di discriminazione legata a problemi di salute contratta durante il loro incarico.
Vogliamo garantire che questi lavoratori mobili e le loro famiglie abbiano accesso a un unico punto di contatto che offra un livello di servizio predefinito per la loro copertura assicurativa e le richieste di rimborso per spese mediche.
Un Centro di Eccellenza dedicato, dove i nostri contratti assicurativi vengono gestiti e monitorati e dove vengono generati regolarmente report di gestione, ci aiuta, in qualità di datore di lavoro con un piccolo team assicurativo, a raggiungere i nostri obiettivi e ad adempiere ai nostri obblighi di due diligence.
In sintesi, Klapproth ha riscontrato che è vantaggioso per le aziende multinazionali utilizzare i servizi offerti da ASN nel modulo Soluzioni e Servizi. I servizi di brokeraggio internazionale sono forniti dal Centro di Eccellenza aziendale di Zurigo, nonché dai servizi di brokeraggio locali dei partner ASN WEB. La suite di strumenti “Monitoraggio Automatico”, che utilizza la dashboard consolidata di EB, garantisce la gestione e il monitoraggio dei contratti, integrando così il supporto e il reporting di gestione (locali e presso la sede centrale), nonché un servizio multilingue dedicato ai dipendenti assicurati e all’amministratore del piano RRPS.
L’ultimo passaggio dell’approccio ASN-WEB è l’implementazione della piattaforma di virtual pooling.
Il virtual pooling consente ai nostri clienti con 1.000 o più dipendenti di accedere al multinational pooling attraverso una rete dedicata di gestione dei benefit, eliminando la necessità di creare e gestire un proprio pool multinazionale. Potrete beneficiare di tutti i vantaggi del multinational pooling, ovvero le soluzioni e le strategie tipicamente riservate alle grandi multinazionali centralizzate, senza dover modificare i vostri contratti assicurativi o i fornitori di servizi esistenti.
ASN vi aiuta a svolgere in modo efficiente tutte le funzioni necessarie. Vi assistiamo nella scelta della strategia di pooling più adatta e nella sua implementazione, gestendo tutte le relazioni coinvolte (reti di gestione dei benefit, assicuratori e riassicuratori).
Grazie alla dashboard centralizzata per i benefit dei dipendenti, ASN offre anche un sofisticato monitoraggio del pooling, garantendo un livello di servizio ottimale per tutti i contratti assicurativi in pool, nonché report di gestione consolidati per tenervi costantemente informati.
Per illustrare le capacità del sistema, ecco alcuni esempi di filiali situate in due paesi europei.
Nei Paesi Bassi, i piani pensionistici assicurati possono essere integrati nel pooling multinazionale. Ecco l’opinione di Ron van Overhagen, esperto olandese di pensioni e benefit per i dipendenti:
Da circa dieci anni, i responsabili delle risorse umane olandesi lavorano per facilitare la transizione dai tradizionali piani a prestazione definita (DB) a piani a contribuzione definita (DC), più moderni ed economici. Con la crescente diffusione di questa transizione, è essenziale esaminare in che modo i nuovi piani pensionistici possano trarre vantaggio dal pooling multinazionale.
Nei piani DB, tutti i contributi al piano pensionistico (risparmi e premi di rischio) vengono integrati nel fondo multinazionale. Ciò si traduce in volumi significativi di premi aggregati.
Nei piani a contribuzione definita (DC), solo la quota di rischio viene integrata.
Sebbene gli ingenti volumi di premi aggregati per i piani a contribuzione definita (DC) possano sembrare impressionanti, il pooling multinazionale è uno strumento pertinente e giudizioso per tutti i tipi di piani pensionistici, dal punto di vista dell’ottimizzazione dei costi. In effetti, i dividendi internazionali derivanti dal pooling dei premi di rischio possono essere altrettanto interessanti, o addirittura superiori, rispetto ai dividendi derivanti dal pooling dei premi pensionistici e di rischio combinati.
Ad esempio, per un piano pensionistico con premi annui totali (rischio + risparmio) di 1 milione di euro, i dividendi aggregati derivanti da un risultato tecnico locale di un piano a contribuzione definita, che rappresentano tra il 2,5% e il 3% dei premi totali, ammonterebbero a un importo compreso tra 25.000 e 30.000 euro.
In un regime pensionistico a contribuzione definita (DC) con lo stesso ammontare annuo totale dei contributi, i premi di rischio cumulati ammonterebbero a un importo compreso tra 100.000 e 120.000 euro (a seconda della struttura di età dei dipendenti assicurati) e i dividendi derivanti dal pooling potrebbero raggiungere il 35-40% dei premi cumulati, ovvero tra 35.000 e quasi 50.000 euro.
Per vostra informazione, il 1° gennaio 2023 inizierà un periodo di transizione di quattro anni, durante il quale tutti i restanti regimi a prestazione definita (DB) nei Paesi Bassi saranno convertiti in regimi a DC. Questo è quindi il momento opportuno per esaminare i vantaggi del pooling multinazionale per i nuovi regimi pensionistici a DC. Si consiglia a ciascun datore di lavoro di verificare le cifre esatte per il proprio regime pensionistico. Poiché il premio di rischio è interamente a carico del datore di lavoro, anche i dividendi derivanti dal pooling spettano interamente al datore di lavoro.
I vantaggi del pooling non si limitano al risparmio sui costi per i datori di lavoro. Il pooling multinazionale fornisce una panoramica completa dell’andamento dei sinistri all’interno del piano pensionistico attraverso report periodici che altrimenti sarebbero inaccessibili.
Questi report offrono approfondimenti su:
Per qualsiasi prestazione coperta dalla Legge federale svizzera sulla previdenza professionale, per i superstiti e l’invalidità (LRP) o dal sistema pensionistico olandese, la piattaforma ASN Virtual Pooling è essenziale. Le aspettative in merito alla partecipazione agli utili, basate sull’esperienza della Rete Globale, sono elevate e si sono dimostrate efficaci. I requisiti di legge per la partecipazione di questi enti pensionistici agli accordi di pooling sono soddisfatti.
Anche per le aziende di medie dimensioni, l’ottimizzazione dei costi e dei processi relativi ai benefit assicurabili per i dipendenti può avere un impatto significativo sui profitti. Tuttavia, considerazioni finanziarie e la carenza di talenti disponibili spesso rendono l’assunzione di uno specialista interno a tempo pieno un’opzione non disponibile. Anche formare rapidamente un membro del team HR esistente non è una soluzione.
Gli specialisti dei benefit possiedono le competenze e l’esperienza di cui le aziende di medie dimensioni hanno bisogno. Il loro supporto garantisce la trasparenza e il controllo che consentono miglioramenti continui sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, tra cui risparmi sui costi, maggiore sicurezza, comprensione geografica, migliori opzioni di partenza e un’offerta di benefit più completa.
È tempo che la tua azienda intraprenda un percorso verso un futuro più semplice e prospero.
Ancora una volta esamineremo in che modo la sede centrale può supportare concretamente le proprie filiali.
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