Continua a leggere per comprendere le principali sfide che potresti dover affrontare quando cerchi di ottimizzare i costi e gestire al meglio i benefit per i dipendenti.
Quali sono i costi associati ai benefit che gestisci?
Se la tua azienda ha più sedi, i benefit che gestisci a livello globale probabilmente includono:
- Assicurazione sanitaria per i dipendenti e le loro famiglie
- Piani pensionistici aziendali, inclusi i piani transfrontalieri
- Assicurazione sulla vita e sull’invalidità
- Assicurazione per i viaggi di lavoro
Ottenere e gestire questi benefit può essere estremamente complesso, soprattutto quando la gestione è distribuita tra diversi reparti.
Monitorare l’assicurazione collettiva dei tuoi dipendenti è praticamente impossibile quando gestisci più sedi e team interni. Ancora peggio, questa mancanza di visibilità ti sta costando denaro.
Ecco alcuni ambiti in cui la spesa potrebbe essere eccessiva:
- Polizze assicurative costose che potrebbero essere ottenute a un costo inferiore senza compromettere la qualità
- Polizze assicurative sovrapposte
- Lacune di copertura che presentano un elevato rischio di responsabilità civile o polizze che non soddisfano le vostre esigenze, con conseguenti spese aggiuntive
- Team interni che dedicano troppo tempo alla gestione dei benefit per i dipendenti a causa di complessità e burocrazia
- Scadenze di rinnovo non rispettate, che richiedono lavoro aggiuntivo
- Tempo che i membri del team dedicano alla creazione e all’analisi di numerosi report, quando il loro tempo è prezioso
Ma non tutto è perduto. La gestione dei benefit può essere ottimizzata, ma è necessario prima identificare le aree in cui il team può ottenere il miglior ritorno sull’investimento.
Quali sono le sfide nell’ottimizzazione dei costi dei benefit?
Ogni ostacolo alla gestione efficace dei benefit assicurativi per i dipendenti comporta dei costi. Che si tratti di mancanza di chiarezza, operazioni multinazionali, trasferimento del rischio o altri fattori, ogni opportunità persa di semplificare i processi rappresenta un errore costoso.
Ecco le principali sfide che le aziende devono affrontare quando cercano di ottimizzare i costi dei benefit:
Mancanza di una visione unitaria
In uno scenario tipico, l’assenza di una visione centralizzata tra i diversi team aziendali porta a inefficienza. Tuttavia, nell’ambito dei benefit per i dipendenti, questa inefficienza si traduce non solo in errori, ma anche in costi aggiuntivi.
Presenza multinazionale
Anche una piccola azienda può operare in più regioni del mondo. Organizzare e gestire in modo redditizio l’assicurazione sanitaria internazionale, i piani pensionistici e altri benefit può essere complesso se la sede centrale si trova dall’altra parte del mondo e si dispone di informazioni limitate sui migliori fornitori in ogni paese.
Mancanza di trasparenza
I vostri partner in tutto il mondo devono sapere esattamente cosa offrono ai vostri dipendenti, e i vostri dipendenti devono sapere esattamente quali benefit ricevono. La mancanza di trasparenza può comportare sprechi di tempo e denaro a livello interno e incoraggiare i dipendenti a cercare lavoro altrove.
Reporting incoerente
Report provenienti da sedi diverse e da diversi fornitori per ogni tipo di benefit si traducono in una moltitudine di report in vari formati. Questa incoerenza rende difficile individuare risparmi mancati o spese eccessive per determinate polizze.
Mancanza di conoscenza del mercato locale
Se si utilizza il pooling multinazionale, si rischia di trattare sempre con le stesse compagnie assicurative. Tuttavia, il pooling non è sempre la soluzione migliore. Si potrebbe trovare una soluzione più vantaggiosa con compagnie assicurative locali (“esperti locali”) indipendenti da qualsiasi rete di pooling.
Senza un team locale con contatti e conoscenza di tutte le compagnie assicurative, si rischia di perdere la migliore assicurazione collettiva per i propri dipendenti a un prezzo ragionevole.
Offrire la migliore esperienza possibile ai dipendenti
Oltre a gestire i benefit, dovete offrire ai vostri dipendenti la migliore esperienza possibile, soprattutto quando si tratta di argomenti delicati come l’assicurazione sanitaria. I vostri dipendenti contano su di voi per soddisfare le loro esigenze; Per fidelizzare il personale è essenziale fornire loro non solo la copertura richiesta, ma anche l’esperienza che desiderano.
Come ottimizzare i costi dei benefit per i dipendenti
Sebbene molti ostacoli al controllo dei costi possano sembrare insormontabili a prima vista, esistono modi per ottimizzare i costi dei benefit assicurabili dei dipendenti senza grandi sforzi.
Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare efficacemente i costi dei benefit:
Lavorare da una piattaforma centralizzata e sicura
Anche se si dispone di più team distribuiti in diversi paesi, è necessario poter accedere a tutti i dati necessari da una posizione centrale. La gestione dell’assicurazione sanitaria e di altri benefit aziendali dovrebbe essere semplice, indipendentemente dal fatto che il reparto Risorse Umane o Finanza si trovi presso la sede centrale o in una sede distaccata.
Una piattaforma centralizzata e sicura, con dashboard intuitive e strumenti di analisi dei costi e dei rischi, può eliminare molti dei problemi associati a un sistema basato su software diversi e report incompatibili.
Con tutti i documenti raccolti in un unico luogo digitale sicuro, è possibile valutare costi e rischi e prendere decisioni informate in modo semplice.
Utilizzare il Virtual Multinational Pooling con connessioni affidabili
Il Multinational Pooling, che prevede la combinazione di piani assicurativi internazionali in un sistema consolidato, è un’opzione interessante per molte aziende. Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dal pooling multinazionale per consolidare le proprie attività e passività tra diversi programmi assicurativi.
Tuttavia, non è sempre garantito che si ottenga la migliore copertura per le proprie esigenze. Ad esempio, a livello locale, all’interno di un sistema di pooling multinazionale, potrebbe non essere chiara la soluzione offerta dal proprio assicuratore, né le condizioni più vantaggiose per l’assicurazione contro l’invalidità. Un approccio “virtuale” può aiutare a raggiungere i risultati desiderati, anche al di fuori di un accordo di pooling multinazionale.
Tutto dipende da come si implementa il pooling multinazionale e dal fornitore scelto. È consigliabile consultare un consulente per i benefit aziendali che non solo può offrire una soluzione di pooling, ma anche mettervi in contatto con i migliori assicuratori locali per aiutarvi a risparmiare.
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