È noto che le aziende con filiali in più paesi sono meglio posizionate quando i loro programmi di benefit per i dipendenti (EB) sono gestiti centralmente. Le aziende più grandi hanno istituito una funzione centrale presso la sede centrale per la gestione dei benefit. Tuttavia, nelle aziende di medie dimensioni con attività internazionali (ovvero quelle con un numero di dipendenti compreso tra 1.000 e 5.000), questo livello di controllo e amministrazione spesso non esiste ancora.
La chiave per controllare i costi sempre crescenti dei benefit per i dipendenti risiede nella comprensione dei benefit offerti. Per reparti come la finanza, non è sufficiente comprendere i benefit esclusivamente a livello locale (ovvero a livello di filiale).
Di conseguenza, i report interni vengono spesso classificati come “costi del personale” senza considerare o divulgare le relazioni tra stipendi, benefit obbligatori e benefit opzionali. Ciò significa anche che, in molte aziende, la funzione finanziaria centrale non è a conoscenza della situazione attuale negli altri paesi: costi, qualità e disponibilità dei benefit, metodi di finanziamento e potenziale di ottimizzazione.
Solo una conoscenza approfondita e una gestione rigorosa possono migliorare questa situazione.
Quali benefit per i dipendenti devono quindi essere segnalati alla sede centrale?
• I benefit per i dipendenti rilevanti per la direzione finanziaria sono quelli generalmente considerati “benefit assicurabili” e che presentano le seguenti caratteristiche:
• Obbligatori e/o volontari
• Obbligatori o meno ai sensi della previdenza sociale, della legge o dei contratti collettivi
• Finanziati dai contributi dei dipendenti o esclusivamente dal datore di lavoro
• Assicurati, autoassicurati o finanziati con il sistema a ripartizione
Perché preoccuparsi dei benefit obbligatori/legali? In diversi paesi, alcuni benefit obbligatori sono forniti da fornitori privati selezionati dal datore di lavoro (ad esempio, la filiale locale). Svizzera e Germania ne sono un esempio con i loro sistemi pensionistici aziendali.
Quando un datore di lavoro decide quale fornitore scegliere o se un benefit debba essere assicurato o mantenuto come rischio, esiste un potenziale di ottimizzazione a livello locale o internazionale; questo, a sua volta, richiede la gestione da parte della funzione finanziaria centrale.
La soluzione per il controllo dei dati e dei costi dei benefit per i dipendenti risiede nel supporto e nella competenza di specialisti in benefit per i dipendenti. Questo supporto è essenziale per ripristinare il controllo gestionale sull’organizzazione dei benefit per i dipendenti.
Solo con questo supporto e questa competenza le organizzazioni con attività internazionali possono ottimizzare il Employee Benefits Management e trovare il giusto equilibrio tra costi e benefici.
