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Benefit per i dipendenti: come gestire il caos dei dati

Negli articoli precedenti di questa serie abbiamo sottolineato l’importanza del controllo dei costi e della gestione dei benefit per i dipendenti. Per raggiungere questo obiettivo, la sede centrale dovrebbe prendere in considerazione l’acquisizione e la valutazione dei dati. Nella pratica, tuttavia, la questione è molto più complessa di quanto sembri.

La sfida principale risiede nella diversità dei dati sui benefit per i dipendenti che provengono da diverse fonti (reti di benefit, assicuratori, broker, fornitori di servizi terzi, commercialisti, ecc.) e che arrivano alle filiali, quindi alla sede centrale e, in alcuni casi, persino direttamente alla sede centrale. Questi set di dati sono presentati in formati, lingue, valute, periodi di tempo e livelli di qualità diversi. Di conseguenza, la direzione centrale (ad esempio, il CFO) dispone spesso di informazioni diverse e spesso obsolete rispetto alla direzione delle filiali.

Sono stati fatti alcuni tentativi per risolvere questo problema utilizzando software che consentono agli stakeholder di inserire i propri dati in un database centrale. Tuttavia, questi strumenti non risolvono i seguenti problemi:

• Diversità di formati: un file Excel non è una soluzione adatta; il formato del contenuto è fondamentale.

• Incoerenza terminologica (ad esempio, assicurazione sanitaria o assicurazione medica)

• Differenze di valuta e/o tasso di cambio

• Diversi livelli di informazione (ad esempio, i familiari a carico sono coperti?)

• Ecc. Per gestire efficacemente i benefit per i dipendenti, è essenziale digitalizzare le problematiche sopra menzionate. L’inserimento manuale dei dati è la sfida principale e la fonte di molti problemi. Una soluzione è integrare lo scambio automatico di dati tra il software HR/finanza e uno strumento centralizzato.

Un’altra opzione è quella di coinvolgere un esperto interno o esterno per verificare e convalidare i dati inseriti. Nella nostra esperienza, la soluzione ottimale combina entrambi gli approcci.

Pertanto, il supporto di specialisti in benefit per i dipendenti è fondamentale per garantire che la gestione dei benefit sia una priorità assoluta per il senior management, sia a livello locale che presso la sede centrale. Solo questa competenza consente alle organizzazioni internazionali di ottimizzare la gestione dei benefit per i dipendenti e trovare il giusto equilibrio tra costi e benefici.