Quelles sont les différences entre les exigences de conformité relatives aux avantages sociaux assurables dans le monde?
Il peut être tentant de penser qu’une seule police d’assurance pourrait couvrir tous vos besoins. Une couverture qui traite équitablement les employés devrait suffire à satisfaire aux exigences légales, non?
Les responsables des avantages sociaux découvriront rapidement qu’il existe d’importantes différences régionales en matière d’exigences. L’application de la réglementation peut également varier considérablement: Une région peut nécessiter l’intervention de plusieurs autorités ou le respect de plusieurs réglementations.
En particulier pour les avantages sociaux généralement très réglementés comme l’assurance maladie ou les régimes de retraite, trouver une solution implique de respecter les exigences minimales de couverture pour un territoire donné et de veiller à ne pas enfreindre la loi lors de l’adaptation aux besoins des employés.
Exemple de conformité internationale:
Pour vous donner une idée des détails à prendre en compte lors de la gestion des avantages sociaux à l’international, voici un exemple:
Émirats arabes unis: Deux autorités sanitaires, un seul pays
À Abou Dhabi, deux organismes de réglementation encadrent l’assurance maladie d’entreprise : l’Autorité de santé d’Abou Dhabi (HAAD) et l’Autorité de santé de Dubaï (DHA).
La HAAD est chargée de réglementer les services, les prestataires et les professionnels de santé. Les entreprises multinationales doivent fournir une assurance maladie d’entreprise gratuite à leurs employés afin de garantir une couverture santé complète sur l’ensemble du territoire. La DHA est l’autorité de contrôle de la conformité en matière d’assurance maladie privée. Votre organisation doit s’assurer que votre assureur:
• Est agréé, enregistré et inspecté par cet organisme
• Respecte les taux de remboursement prescrits
• Respecte les normes spécifiques en matière de prestation de soins de santé
• Fournit les données et la documentation nécessaires en cas de litiges, de suspicion de fraude ou d’abus d’assurance, ou de réclamations
• Est soumis à des inspections et des enquêtes
• Coopère avec les autorités compétentes de l’émirat et du gouvernement fédéral, le cas échéant
• Fait preuve de transparence et permet une prise de décision éclairée. L’Autorité de santé de Dubaï (DHA) fonctionne différemment. Tous les résidents de Dubaï doivent être couverts par une assurance maladie, notamment pour les urgences et les soins médicaux. Il existe un régime financé par le gouvernement pour les citoyens de Dubaï, mais les personnes résidant uniquement sur le territoire doivent souscrire une assurance maladie privée. Les entreprises multinationales doivent impérativement assurer leurs employés, et leurs personnes à charge doivent également être couvertes.
Votre assureur doit:
• Détenir un permis d’assurance maladie de Dubaï (HIP). Ce permis exige le respect des normes financières, de gestion des données, d’agrément, de traitement des sinistres et d’expérience client.
• Transmettre les données relatives aux contrats d’assurance maladie à la DHA via le portail eClaimlink.
• Mettez à jour mensuellement votre liste d’assurés.
• Respectez les normes de conformité relatives aux demandes de remboursement et aux ordonnances électroniques.
• Soumettez des rapports trimestriels sur les données relatives aux avantages sociaux du centre d’appels et aux communications avec les assurés.
• Transmettez toutes les données relatives aux réclamations dans les délais impartis. Comme vous pouvez le constater, ce domaine comporte de nombreux aspects de conformité. Chaque élément peut être modifié rapidement, ce qui implique que les assureurs et les options qu’ils proposent à votre entreprise doivent être flexibles.
À quel point mes options d’assurance doivent-elles être flexibles?
En bref: très flexibles. Les réglementations évoluant fréquemment, surtout depuis la pandémie de COVID-19, vos options d’assurance doivent être rapidement mises à jour par un expert de chaque région dès que la réglementation change.
De plus, vos besoins en matière d’avantages sociaux assurables sont susceptibles d’évoluer. Vos services de conformité devront probablement non seulement limiter les risques de non-conformité dans les pays où vous êtes déjà présent, mais aussi se familiariser avec les nouvelles régions à mesure que vous vous développez et acquérez de nouveaux territoires.
Comment puis-je garantir la conformité de mon entreprise aux normes internationales en matière d’avantages sociaux?
Voici nos principaux conseils pour garantir la conformité aux exigences réglementaires relatives aux avantages sociaux assurables :
• Assurez-vous que votre organisation comprenne la nécessité d’une approche agile et proactive de l’assurance, avec des compétences transversales.
• Simplifiez vos structures internes de gestion des risques et de conformité. Qu’elle soit régionale, divisionnelle ou fonctionnelle, votre assurance collective doit être gérée par un système centralisé capable de traiter de multiples données et une grande diversité de régions.
• Faites appel à une expertise externe lorsque cela s’avère pertinent. Il n’est pas toujours réaliste d’attendre de vos équipes internes, au niveau mondial ou au siège social, qu’elles soient parfaitement au courant de toutes les évolutions réglementaires et de conformité dans chaque région.
• Privilégiez des solutions d’assurance sur mesure plutôt qu’une approche standardisée. Vous souhaitez offrir à vos employés des avantages perçus comme équitables au sein de l’organisation et adaptés à chaque région. Des options d’assurance spécifiquement conçues pour répondre aux besoins de votre entreprise contribuent à maintenir cet équilibre.
• Optimisez le soutien technologique de votre service RH. Évitez d’aggraver les problèmes de conformité en fournissant un support technologique inadéquat ou inefficace : automatisez et externalisez autant que possible grâce à la technologie.
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Compte tenu de ce qui précède, il est clair que, quelle que soit la manière dont une multinationale gère les avantages sociaux assurables de ses employés, son approche doit impérativement inclure les éléments suivants:
• Une conception permettant de traiter les données nécessaires.
• Une flexibilité suffisante pour s’adapter aux évolutions réglementaires.
• Une conception intégrant les connaissances et l’expertise régionales.
• Un recours à la technologie pour alléger la charge de travail de vos équipes internes.
«C’est précisément pour cette raison que nous avons développé le tableau de bord ASN-WEB EB », explique Balazs Kaposvari, l’un de nos experts internes en avantages sociaux assurables. « Forts de plusieurs décennies d’expérience dans l’accompagnement des multinationales pour la création de solutions d’avantages sociaux protégeant leurs employés et réduisant les risques juridiques, nous avons développé un système évolutif et adaptable.»
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