Le domaine de la gestion du capital humain a connu des changements considérables ces dernières années, ce qui a rendu urgent pour les moyennes entreprises d’adapter leurs pratiques en matière d’avantages sociaux.
Les responsables RH savent que les pratiques commerciales traditionnelles ne sont plus adaptées au marché mondial des talents d’aujourd’hui. La pénurie de jeunes actifs oblige les entreprises à fidéliser leurs employés plus âgés. Les régimes d’avantages sociaux doivent combler le fossé important et croissant entre les attentes de la génération précédente et celles des générations X et Y. Dans un monde post-COVID-19, les employés souhaitent et ont besoin de davantage d’avantages axés sur le bien-être et la santé mentale. Dans de nombreux pays, la définition d’une rémunération « équitable » (qu’il s’agisse de l’égalité salariale entre les femmes et les hommes ou d’un salaire minimum) et d’avantages sociaux tels que la sécurité sociale et les cotisations de retraite évolue constamment.
Les employeurs d’aujourd’hui doivent démontrer leur engagement en maîtrisant les risques d’accidents du travail et de problèmes de santé au travail, et en définissant des objectifs et des mesures concrets dans le cadre d’une politique de santé en entreprise.
Pour les entreprises ayant intégré de nouvelles filiales dans plusieurs pays par le biais de fusions-acquisitions, les défis sont très similaires à ceux rencontrés par les grandes multinationales. Il en va de même de la responsabilité et de la priorité du conseil d’administration en matière de gestion des avantages sociaux.
Les régimes de retraite professionnelle étant traditionnellement gérés localement, la plupart des PME n’ont pas encore entrepris les changements nécessaires à leurs avantages sociaux. Consulter des experts en avantages sociaux peut aider les entreprises à gérer l’introduction de nouveaux avantages et l’adaptation des avantages existants. Ceci est particulièrement important lorsque les entreprises adoptent une approche décentralisée.
La situation est encore plus complexe dans les entreprises de la région DACH (Allemagne, Autriche, Suisse), où les services RH internationaux continuent de gérer l’acquisition de talents, l’intégration, la gestion de la mobilité et la gestion des avantages sociaux de manière largement manuelle. Lorsqu’on leur demande des documents relatifs aux avantages sociaux, nombreux sont ceux qui répondent encore : « Je ne sais pas où trouver ça pour le moment.»
Les responsables RH sont frustrés car ils doivent prendre des décisions sans disposer des données nécessaires pour être pleinement informés. Ils se sentent impuissants face aux assureurs, aux courtiers et aux décideurs locaux et sont submergés par la complexité des exigences et des réglementations qui leur parviennent quotidiennement.
En théorie, automatiser la gestion des avantages sociaux devrait être un jeu d’enfant. Mais en réalité, il existe peu de bons systèmes, et ceux qui existent sont difficiles à mettre en œuvre.
C’est pourquoi ASN a développé tous les outils nécessaires pour vous fournir les solutions dont vous avez besoin. En tant qu’entreprise suisse privée de taille moyenne, ASN comprend les besoins spécifiques des PME de la région DACH (Allemagne, Autriche et Suisse) qui font leurs premiers pas à l’international, souvent sous l’impulsion de leur famille fondatrice.
Certains aspects des avantages sociaux internationaux sont indéniablement techniques. C’est pourquoi les chapitres suivants sont plus accessibles que l’introduction. Nous sommes toutefois convaincus que toute personne travaillant dans un service RH international et confrontée aux enjeux des avantages sociaux internationaux les trouvera pertinents et opportuns.
L’équipe et les solutions ASN
Fondée à Zurich en 1991, Advisory Services Network AG (ASN) est un spécialiste et courtier en assurances internationales, ainsi qu’un consultant en avantages sociaux. Entreprise privée, nous privilégions une éthique axée sur la confiance, l’engagement, l’expertise et un esprit d’accueil.
Outre sa position de leader sur le marché de l’assurance santé privée internationale, ASN propose des solutions complètes et uniques, notamment ASN-WEB (Avantages sociaux internationaux). En partenariat avec d’autres prestataires de services de premier plan, tels que des courtiers d’assurance et des gestionnaires de prestations externes, nous accompagnons nos clients dans leurs efforts pour instaurer transparence et maîtrise grâce à des services de gestion cohérents, tant au niveau central que local.
Nos clients privilégient une approche de gestion décentralisée ; c’est pourquoi ASN a développé l’offre modulaire ASN-WEB. Celle-ci représente une approche stratégique et fondamentale de la gestion des avantages sociaux.
ASN-WEB vous fournit toutes les ressources nécessaires pour maîtriser les coûts et les risques de vos prestations assurables à l’échelle mondiale, et ce, avec un minimum d’efforts.
Une gestion efficace des avantages sociaux assurables exige une vision précise des avantages offerts dans chaque pays : les prestations fournies, leur coût et leur justification. Sans cette vision globale, vous risquez :
L’incapacité à contrôler la conformité et la gouvernance des risques et des coûts.
Des rapports inexacts sur le contenu, le financement et la conformité des avantages sociaux.
Un manque d’informations pertinentes pour une prise de décision éclairée.
Des données insuffisantes pour négocier les prix des services achetés.
Et surtout…
L’incapacité de l’entreprise à fournir, dans toutes ses filiales et tous les pays, le niveau de service exigé par la direction générale.
Les outils modulaires d’ASN répondent à toutes les questions que se posent les responsables RH et des risques concernant les avantages sociaux à l’échelle mondiale et vous permettent de :
Identifier les principaux facteurs de coûts.
Garantir la conformité et la gouvernance.
Accompagner les équipes RH et financières locales dans la gestion de la complexité croissante et des besoins multiples de leurs employés.
ASN aborde les défis potentiels de la gestion des avantages sociaux, en mettant l’accent sur les fonctions de contrôle.
Grâce au module de données AAA (Acquisition, Agrégation et Analyse), les experts d’ASN collectent et cataloguent toutes les données pertinentes relatives aux avantages sociaux via un outil en ligne dédié à la gestion de ces données.
Nous analysons ensuite le risque assurable sous-jacent à l’aide de méthodes actuarielles, telles que les projections de pertes, afin d’identifier les opportunités d’optimisation des coûts d’administration et de transfert des risques.
Nous savons que les employeurs doivent protéger leurs employés contre les pertes financières en cas de survenance de certains événements. C’est pourquoi le système ASN génère régulièrement des rapports détaillés et des recommandations spécifiques pour chaque régime d’avantages sociaux. Notre tableau de bord exclusif, disponible en mode SaaS, centralise les données relatives aux avantages sociaux et fournit également des informations sur la conformité et la gouvernance, des profils et des indicateurs de référence par pays, des mises à jour sur l’évolution des avantages sociaux, ainsi que des alertes concernant les opportunités de renouvellement manquées et les coûts de mise en place élevés.
Le module Solutions et Services d’ASN-WEB propose des services de conseil et d’accompagnement pour vous aider à mettre en œuvre les solutions les plus adaptées, souvent en étroite collaboration avec vos courtiers d’assurance.
Les services de conseil d’ASN s’appuient sur les données collectées dans le module Données ASN-AAA et utilisent des solutions internationales généralement indisponibles sur les marchés locaux. Vous pouvez ainsi déployer une stratégie internationale performante et bien gérée (pouvant inclure, par exemple, l’accès aux marchés internationaux de l’assurance, la mutualisation multinationale et d’autres accords transfrontaliers).
Les prestataires de services et ASN interviennent via ASN-WEB Partners, vous garantissant ainsi l’accès à des connaissances et des services spécialisés dispensés par des experts indépendants du monde entier.
Voici le témoignage d’Oliver Goede, qui explique pourquoi l’approche internationale d’ASN est considérée comme une « bonne pratique » :
« Il y a quelques années, j’étais responsable des assurances et de la gestion des risques au sein d’un groupe industriel comptant plus de 100 filiales dans 40 pays. Les régimes de prestations sociales étaient devenus, presque inaperçus, un facteur de coût et de risque important et incontrôlé.
Les décisions relatives au contenu des régimes et au choix des prestataires étaient entièrement déléguées aux équipes RH et finance locales. Aucun contrôle spécifique n’était exercé au niveau du siège.
Sous l’impulsion de l’équipe assurances, avec le soutien du conseil d’administration et en collaboration avec les services RH et achats, le groupe a décidé de lancer un projet visant à instaurer la transparence et à optimiser les coûts. Les résultats ont été étonnants : nous avons atteint une transparence totale et réalisé des économies de plusieurs dizaines de millions d’euros en trois ans.
Nous avons également pu mettre en place une maîtrise durable des coûts grâce à des polices d’assurance acquises à l’international et à une gestion efficace de la multinationale… en assurant la mutualisation des risques au sein de différents réseaux.»
Au cours du projet, de nombreux problèmes de couverture d’assurance, impossibles à résoudre localement, sont apparus.
Au Royaume-Uni, par exemple, nous avions de nombreuses entités juridiques employant du personnel à la fois à terre et sur des plateformes offshore, et nous étions confrontés depuis des années à un traitement inégal de ces deux groupes. Les équipes RH locales avaient sollicité divers courtiers spécialisés afin d’obtenir une couverture acceptable pour le personnel offshore, mais cette couverture présentait encore des limitations et des exclusions. La combinaison de polices d’assurance vie et non-vie auprès de plusieurs assureurs et courtiers rendait le système complexe et extrêmement coûteux.
Le travail de l’équipe projet internationale a finalement abouti à un accord unique combinant la couverture auprès de l’assureur souhaité et une participation à un fonds commun multinational. Tous les employés bénéficient désormais des mêmes avantages, sans distinction entre ceux travaillant à terre et ceux travaillant en offshore.
De plus, les rapports de gestion annuels et l’accès à des données précieuses sont désormais disponibles au niveau du siège social grâce à l’accord de mutualisation multinationale.
Dans la plupart des PME, la gestion des avantages sociaux est presque exclusivement confiée aux responsables RH locaux ; la direction générale dispose de peu d’informations en la matière.
Pourtant, il est courant de gérer les avantages sociaux des expatriés employés par le siège, ainsi que ceux d’autres groupes de salariés fréquemment en déplacement. Pour ces derniers, la question du devoir de diligence est particulièrement importante, souvent en raison de réglementations différentes.
Dans ce cas, la mise en place des avantages sociaux peut nécessiter l’intervention de plusieurs prestataires: compagnies d’assurance, sociétés écrans, tiers administrateurs, etc. La direction RH du siège doit se coordonner avec les responsables locaux et assurer un contrôle rigoureux de la mise en œuvre des avantages sociaux.
Il y a quelques années, Andreas Klapproth a trouvé la solution de référence idéale en matière d’avantages sociaux chez Rolls-Royce Power Systems (RRPS) à Friedrichshafen, en Allemagne.
RRPS fait partie du groupe Rolls-Royce, présent dans le monde entier, mais gère ses solutions locales de mobilité pour ses 8 000 employés de manière indépendante. Voici leur histoire:
Chez Rolls-Royce Power Systems, la catégorie des employés mobiles englobe des profils très variés, employés par différentes sociétés et déployés dans de nombreux pays.
Certains de ces employés effectuent des missions de courte ou moyenne durée; d’autres travaillent sur des projets à l’international avec des contrats à durée indéterminée; d’autres encore sont des expatriés «classiques».
Nous veillons à ce que tous ces employés et leurs familles soient traités équitablement en matière d’assurance maladie. Nous respectons également scrupuleusement les directives de conformité et de gouvernance de notre organisation dans chaque pays d’accueil.
Aucun contrat d’assurance unique ne peut offrir le niveau de service et de couverture requis partout. C’est pourquoi les employeurs comme nous adoptons une approche coordonnée à l’échelle internationale. Nous devons garantir la portabilité mondiale et un retour sécurisé dans leur pays d’origine après un séjour prolongé à l’étranger, sans risque de discrimination liée à des problèmes de santé contractés pendant leur mission.
Nous souhaitons garantir à ces travailleurs mobiles et à leurs familles l’accès à un interlocuteur unique leur offrant un niveau de service prédéfini pour leurs couvertures d’assurance et leurs demandes médicales.
Un centre d’excellence dédié, où nos contrats d’assurance sont gérés et suivis et où des rapports de gestion sont régulièrement générés, nous aide, en tant qu’employeur disposant d’une petite équipe d’assurance, à atteindre nos objectifs et à remplir notre obligation de diligence.
En résumé, Klapproth a constaté qu’il est avantageux pour les entreprises multinationales d’utiliser les services proposés par ASN dans le module Solutions & Services. Les services de courtage international sont assurés par le centre d’excellence de l’entreprise à Zurich, ainsi que par les services de courtage locaux des partenaires ASN WEB. La suite d’outils « Surveillance automatisée », qui utilise le tableau de bord EB consolidé, assure la gestion et le suivi des contrats, complétant ainsi le soutien à la gestion et les rapports (locaux et au siège), ainsi qu’un service multilingue dédié aux employés assurés et à l’administrateur du régime RRPS.
La dernière étape de l’approche ASN-WEB consiste en la mise en œuvre de la plateforme de mise en commun virtuelle.
La mise en commun virtuelle permet à nos clients de 1 000 employés ou plus d’accéder à la mise en commun multinationale via un réseau dédié de gestion des avantages sociaux, éliminant ainsi la nécessité de créer et de gérer leur propre pool multinational. Vous bénéficiez de tous les avantages de la mise en commun multinationale – les solutions et stratégies généralement réservées aux grandes entreprises multinationales centralisées – sans avoir à modifier vos contrats d’assurance ni vos prestataires de services existants.
ASN vous aide à exécuter efficacement toutes les fonctions nécessaires. Nous vous accompagnons dans le choix de la stratégie de mise en commun la plus adaptée et nous la mettons en œuvre pour vous en gérant toutes les relations impliquées (réseaux de gestion des avantages sociaux, assureurs et réassureurs).
Grâce au tableau de bord centralisé des avantages sociaux, ASN propose également un suivi sophistiqué de la mise en commun, garantissant un niveau de service optimal pour tous les contrats d’assurance mutualisés, ainsi que des rapports de gestion consolidés pour vous tenir informé en permanence.
Pour illustrer les capacités du système, voici quelques exemples de filiales situées dans deux pays européens.
Aux Pays-Bas, les régimes de retraite assurés peuvent être intégrés à la mutualisation multinationale. Voici l’avis de Ron van Overhagen, expert néerlandais en matière de retraites et avantages sociaux :
Depuis une dizaine d’années, les responsables RH néerlandais s’attachent à faciliter la transition des régimes traditionnels à prestations définies (PD) vers des régimes à cotisations définies (CD), plus modernes et plus économiques. Alors que cette transition se généralise, il est essentiel d’examiner comment les nouveaux régimes de retraite peuvent tirer profit de la mutualisation multinationale.
Dans le cas des régimes PD, toutes les cotisations au régime de retraite (épargne et primes de risque) sont intégrées au fonds multinational. Il en résulte des volumes importants de primes mutualisées.
Dans le cas des régimes à cotisations définies (CD), seule la part de risque est mutualisée.
Bien que les volumes importants de primes mutualisées pour les régimes à cotisations définies (CD) puissent paraître impressionnants, la mutualisation multinationale constitue un outil pertinent et judicieux pour tous les types de régimes de retraite, du point de vue de l’optimisation des coûts. En effet, les dividendes internationaux issus de la mutualisation des primes de risque peuvent être tout aussi intéressants, voire plus, que les dividendes provenant de la mutualisation des primes de retraite et de risque combinées.
À titre d’exemple, pour un régime de retraite dont le total des primes annuelles (risque + épargne) s’élève à 1 million d’euros, les dividendes mutualisés résultant d’un résultat technique local d’un régime CD, représentant entre 2,5 % et 3 % du total des primes, atteindraient entre 25 000 et 30 000 euros.
Dans un régime à cotisations définies (CD) présentant le même niveau de cotisations annuelles totales, les primes de risque mutualisées s’élèveraient entre 100 000 € et 120 000 € (selon la structure d’âge des salariés assurés), et les dividendes issus de la mutualisation pourraient atteindre 35 % à 40 % des primes mutualisées, soit entre 35 000 € et près de 50 000 €.
À titre d’information, une période de transition de quatre ans débutera le 1er janvier 2023, durant laquelle tous les régimes à prestations définies (PD) restants aux Pays-Bas seront convertis en régimes CD. Le moment est donc opportun pour examiner les avantages de la mutualisation multinationale pour les nouveaux régimes de retraite CD. Il est conseillé à chaque employeur de vérifier les chiffres exacts relatifs à son propre régime de retraite. La prime de risque étant intégralement à la charge de l’employeur, les dividendes de la mutualisation lui profitent également intégralement.
La mutualisation ne se limite pas à des économies pour les employeurs. La mutualisation multinationale offre une vue d’ensemble de l’évolution des sinistres au sein du régime de retraite grâce à des rapports réguliers qui seraient autrement inaccessibles.
Ces rapports offrent un éclairage sur:
Pour toute prestation relevant de la Loi fédérale suisse sur les régimes de retraite professionnelle, de survivants et d’invalidité (LRP) ou du système de retraite néerlandais, la plateforme ASN Virtual Pooling est indispensable. Les attentes concernant le partage des bénéfices basé sur l’expérience du Réseau mondial sont élevées et ont fait leurs preuves. Les conditions légales requises pour que ces régimes de retraite participent à des dispositifs de mutualisation sont remplies.
Même pour les entreprises de taille moyenne, l’optimisation des coûts et des processus liés aux avantages sociaux assurables peut avoir un impact significatif sur le résultat net. Cependant, les considérations financières et la pénurie de talents disponibles font souvent que l’embauche d’un spécialiste interne à temps plein n’est pas une option. La formation rapide d’un membre de l’équipe RH existante n’est pas non plus une solution.
Les spécialistes des avantages sociaux possèdent l’expertise et l’expérience dont les moyennes entreprises ont besoin. Leur soutien apporte la transparence et le contrôle qui permettent des améliorations continues pour les employeurs et les employés, notamment des économies financières, une sécurité supplémentaire, une compréhension géographique, de meilleures conditions de départ et des offres de prestations améliorées.
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