On sait que les entreprises ayant des succursales dans plusieurs pays sont mieux placées lorsque leurs programmes d’avantages sociaux (Employee Benefits, EB) sont gérés de manière centralisée. Les plus grandes entreprises ont mis en place une fonction centrale au sein de leur siège social, chargée de la gestion des avantages sociaux. Cependant, dans les entreprises de taille moyenne ayant des activités internationales (c’est-à-dire comptant entre 1 000 et 5 000 employés), ce niveau de contrôle et d’administration n’existe souvent pas encore.
La clé pour contrôler les coûts sans cesse croissants des avantages sociaux réside dans la compréhension des avantages sociaux offerts. Pour les services tels que le service financier, il ne suffit pas de comprendre les avantages sociaux uniquement au niveau local (c’est-à-dire au niveau de la filiale).
Par conséquent, les rapports internes sont souvent classés dans des catégories telles que « coûts de personnel » sans tenir compte ni divulguer les relations entre les salaires, les avantages sociaux obligatoires et facultatifs. Cela signifie également que, dans de nombreuses entreprises, la fonction financière centrale n’est pas informée de la situation actuelle dans d’autres pays : coûts, qualité et disponibilité des prestations, méthodes de financement et potentiels d’optimisation.
Seules une connaissance précise et une gestion rigoureuse peuvent améliorer cette situation.
Quels avantages sociaux doivent donc être déclarés au siège social ?
• Les avantages sociaux pertinents pour le service financier sont ceux qui sont généralement considérés comme des « prestations assurables » et qui présentent les caractéristiques suivantes :
• Légaux et/ou volontaires
• Obligatoires ou non en vertu de la sécurité sociale, de la législation ou des conventions collectives
• Financés par les cotisations des employés ou exclusivement par l’employeur
• Assurés, auto-assurés ou financés par répartition
Pourquoi se préoccuper des prestations obligatoires/légales ? Dans plusieurs pays, certaines prestations obligatoires sont fournies par des prestataires privés sélectionnés par l’employeur (c’est-à-dire la filiale locale). La Suisse et l’Allemagne en sont des exemples avec leurs systèmes de retraite d’entreprise.
Lorsque l’employeur décide du prestataire à choisir ou si une prestation doit être assurée ou conservée comme risque, il existe un potentiel d’optimisation au niveau local ou international ; il en résulte donc un besoin de gestion par la fonction financière centrale.
La solution pour contrôler les données et les coûts liés aux avantages sociaux réside dans le soutien et l’expertise des spécialistes en avantages sociaux. Ce soutien est essentiel pour redonner le contrôle de l’organisation des avantages sociaux à la direction.
C’est seulement grâce à ce soutien et à ces connaissances que les organisations ayant des activités internationales peuvent optimiser leur gestion EB et trouver le juste équilibre entre coûts et avantages.
