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Avantages sociaux: Comment gérer le chaos des données

Dans les articles précédents de cette série, nous avons souligné l’importance de maîtriser les coûts et la gestion des avantages sociaux. Pour ce faire, le siège social devrait envisager l’acquisition et l’évaluation des données. En pratique, cependant, c’est bien plus complexe qu’il n’y paraît.

Le principal défi réside dans la diversité des données relatives aux avantages sociaux qui circulent de sources variées (réseaux d’avantages sociaux, assureurs, courtiers, prestataires de services tiers, experts-comptables, etc.) vers les filiales, puis vers le siège social, voire directement à ce dernier dans certains cas. Ces ensembles de données se présentent sous différents formats, langues, devises, périodes et niveaux de qualité. Par conséquent, la direction centrale (par exemple, le directeur financier) dispose souvent d’informations différentes et fréquemment obsolètes par rapport à la direction des filiales.

Certaines tentatives ont été faites pour résoudre ce problème grâce à des logiciels permettant aux parties prenantes de saisir leurs données dans une base de données centrale. Toutefois, ces outils ne prennent pas en compte les problèmes liés aux aspects suivants:

• Diversité des formats : un fichier Excel n’est pas une solution adaptée ; Le format du contenu est primordial.

• Incohérence terminologique (ex. : assurance maladie ou assurance médicale)

• Différences de devises et/ou de taux de change

• Niveaux d’information variables (ex. : les personnes à charge sont-elles couvertes ?)

• Etc. Pour maîtriser les avantages sociaux, il est indispensable de numériser les problèmes susmentionnés. La saisie manuelle des données représente le principal défi et est à l’origine de nombreux problèmes. Une solution consiste à intégrer l’échange automatisé de données entre les logiciels RH/finance et un outil centralisé.

Une autre option est de faire appel à un expert interne ou externe pour vérifier et valider les données saisies. D’après notre expérience, la solution optimale combine les deux.

Par conséquent, l’accompagnement de spécialistes des avantages sociaux est essentiel pour garantir que la gestion de ces avantages relève de la direction générale, tant au niveau local qu’au siège. Seule cette expertise permet aux organisations internationales d’optimiser la gestion de leurs avantages sociaux et de trouver le juste équilibre entre coûts et bénéfices.