Welche Compliance-Anforderungen im internationalen EB-Management sollten Sie beachten?
Für multinationale Unternehmen kann die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu erheblichem Kopfzerbrechen führen. Die Verwaltung verschiedener regulatorischer Rahmenbedingungen für Gruppenkrankenversicherungen, diverse Rentenpläne und mehr auf globaler Ebene kann zu rechtlichen Herausforderungen führen – und die Suche nach Versicherungslösungen, die diese Unterschiede bewältigen können, kann kostspielig sein.Dies gilt besonders für Unternehmen, die expatriierte Krankenversicherungen anbieten müssen, da mobile Mitarbeiter, die verschiedene Territorien bereisen, flexible Versicherungslösungen benötigen, die ihren spezifischen Bedürfnissen in einem Vertrag entsprechen.
Lesen Sie weiter für unsere Tipps zur Einhaltung der Compliance im internationalen Management von Employee Benefits ohne den administrativen Aufwand.
Wie unterschiedlich sind die Compliance-Anforderungen für versicherbare Employee Benefits weltweit?
Es könnte verlockend sein zu denken, dass eine Versicherungspolice alle Ihre Bedürfnisse abdecken könnte. Sicherlich sollte eine Deckung, die Mitarbeiter fair behandelt, ausreichen, um rechtliche Erwartungen zu erfüllen?
Die Verantwortlichen für Employee Benefits werden bald feststellen, dass es von Region zu Region erhebliche Unterschiede gibt, was die Anforderungen betrifft. Auch die Durchsetzung kann signifikante Unterschiede aufweisen – eine Region könnte die Beteiligung mehrerer Behörden oder die Einhaltung mehrerer Vorschriften vorschreiben.
Besonders bei normalerweise stark regulierten Leistungen wie Krankenversicherungen oder Rentenplänen bedeutet das Finden einer Lösung, dass die Mindestabdeckung für ein Gebiet erfüllt werden muss – und sicherzustellen ist, dass Sie keine rechtlichen Grenzen überschreiten, wenn Sie sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen.
Ein Beispiel für internationale Compliance:
Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, welche Details Sie beim internationalen Management von Employee Benefits beachten müssen, hier ein Beispiel:
Vereinigte Arabische Emirate: Zwei Gesundheitsbehörden, ein Land
In Abu Dhabi gibt es zwei Regulierungsbehörden für die Organisation der Unternehmenskrankenversicherung: die Health Authority Abu Dhabi (HAAD) und die Dubai-spezifische Dubai Health Authority (DHA).
Ersteres ist für die Regulierung von Gesundheitsdiensten, Anbietern und Fachkräften zuständig. Multinationale Unternehmen müssen eine betriebliche Krankenversicherung ohne Kosten für die Mitarbeiter bereitstellen, um eine flächendeckende Gesundheitsversorgung im Gebiet zu gewährleisten. Es ist die Durchsetzungsbehörde für die Einhaltung der privaten Krankenversicherung. Ihre Organisation muss sicherstellen, dass Ihr Versicherungsanbieter:
- Lizenziert, registriert und von dieser Organisation inspiziert ist
- Vorgeschriebene Erstattungssätze erfüllt
- Spezifische Standards für die Gesundheitsversorgung erfüllt
- Daten und Dokumentation für Streitfälle, Verdachtsfälle von Betrug oder Versicherungsmissbrauch oder Beschwerden bereitstellt
- Sich Inspektionen und Untersuchungen unterzieht
- Bei Bedarf mit den entsprechenden Emirats- und Bundesbehörden zusammenarbeitet
- Transparent ist und informierte Entscheidungen bietet
Die Dubai Health Authority arbeitet etwas anders. Alle Bewohner Dubais müssen eine Krankenversicherung speziell für Notfall- und Heilbehandlungen haben. Es gibt ein staatlich finanziertes Schema für Staatsangehörige Dubais, aber für diejenigen, die nur im Gebiet wohnen, muss eine private Krankenversicherung vorhanden sein. Multinationale Unternehmen sollten unbedingt ihre Mitarbeiter versichern, aber es wird erwartet, dass auch Angehörige abgedeckt sind.
Ihr Versicherungsanbieter muss:
- Eine Dubai Health Insurance Permit (HIP) besitzen. Dies erfordert die Einhaltung von finanziellen, datenbezogenen, Lizenzierungs-, Anspruchsabwicklungs- und Kundenerfahrungsstandards
- Gesundheitsversicherungspaketdaten über das eClaimlink-Portal an die DHA senden
- Monatliche Updates ihrer Liste der versicherten Mitglieder senden
- Compliance-Standards für elektronische Ansprüche und Rezepte erfüllen
- Quartalsberichte zu den Leistungsdaten des Call Centers und zur Kommunikation mit versicherten Mitgliedern senden
- Alle Beschwerdedaten innerhalb bestimmter Fristen senden
Wie Sie sehen können, gibt es für nur ein Gebiet viele verschiedene Compliance-Aspekte. Jeder Faktor kann kurzfristig aktualisiert werden, was bedeutet, dass Versicherungsanbieter und die von ihnen angebotenen Optionen für Ihr Unternehmen flexibel sein müssen.
Wie flexibel müssen meine Versicherungsoptionen sein?
Die kurze Antwort: sehr flexibel. Da sich Vorschriften häufig ändern – insbesondere in der Zeit nach der COVID-19-Pandemie – müssen Ihre Versicherungsoptionen von jemandem mit fundiertem Wissen über jede Region schnell aktualisiert werden können, sobald die Regeln geändert werden.
Ausserdem werden sich Ihre Bedürfnisse in Bezug auf versicherbare Employee Benefits mit der Zeit voraussichtlich ändern. Ihre Compliance-Funktionen müssen wahrscheinlich nicht nur das Risiko von Compliance-Verstössen in den Ländern, in denen Sie bereits tätig sind, reduzieren, sondern sich auch mit neuen Regionen vertraut machen, in denen Sie wachsen und neue Gebiete erwerben.
Was kann ich tun, um sicherzustellen, dass mein Unternehmen die Compliance-Standards für internationale Employee Benefits erfüllt?
Hier sind unsere Top-Tipps, um die Einhaltung von Compliance- und Regulierungsanforderungen im Bereich versicherbarer Employee Benefits sicherzustellen:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Notwendigkeit eines agilen und proaktiven Ansatzes für Versicherungen kennt, mit cross-funktionalen Fähigkeiten.
- Vereinfachen Sie Ihre internen Strukturen für Risiko und Compliance. Ob regional, divisional oder funktional, Ihre Employee Benefits-Versicherung sollte mit einem zentralisierten System verwaltet werden, das mehrere Eingaben und eine vielfältige Reihe von Regionen bewältigen kann.
- Nutzen Sie externe Expertise, wo angebracht. Es ist nicht immer realistisch zu erwarten, dass interne Mitarbeiter weltweit oder in Ihrem Hauptquartier stets über alle Compliance- und Regulierungsänderungen in jeder Region auf dem Laufenden sind.
- Verwenden Sie massgeschneiderte Versicherungsoptionen anstelle eines Einheitsansatzes. Sie möchten den Mitarbeitern betriebliche Vorteile bieten, die im gesamten Unternehmen als fair empfunden werden und die für jede Region angemessen sind. Die Verwendung von Versicherungsoptionen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, kann helfen, das Gleichgewicht zu halten.
- Unterstützen Sie Ihre Personalabteilung mit technologischen Mitteln. Machen Sie Compliance-Probleme nicht schlimmer, indem Sie unzureichende oder ineffiziente technologische Unterstützung bieten – automatisieren und outsourcen Sie so viel wie möglich durch Technologie.
Bleiben Sie mit ASN-WEB auf dem neuesten Stand der globalen Compliance
Mit all dem oben Genannten wird klar, dass egal, wie ein multinationales Unternehmen seine versicherbaren Employee Benefits handhabt, der Ansatz folgendes umfassen muss:
- Ausreichend ausgelegt, um die erforderlichen Daten zu verarbeiten.
- Flexibel genug, um sich bei der Aktualisierung der Vorschriften anzupassen.
- Aufgebaut mit regionaler Kenntnis und Expertise.
- Unterstützt durch Technologie, um die Belastung für interne Mitarbeiter zu reduzieren.
„Genau aus diesem Grund haben wir das ASN-WEB EB Dashboard entwickelt“, sagt Balazs Kaposvari, einer unserer hausinternen Experten für versicherbare Employee Benefits. „Mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Unterstützung multinationale Unternehmen bei der Schaffung von Employee Benefits-Optionen, die Mitarbeiter schützen und rechtliche Risiken reduzieren, haben wir ein System entwickelt, das sich je nach Bedarf skalieren und anpassen lässt.“
Das ASN WEB EB Dashboard ist eine umfassende Software-as-a-Service-Lösung, die die gesamte internationale Expertise von ASN in einem einfachen zentralisierten System vereint.
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