Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Herausforderungen zu verstehen, denen Sie wahrscheinlich gegenüberstehen, wenn Sie versuchen, Kosten zu optimieren, und wie Sie Ihr Management der Mitarbeitervergünstigungen besser handhaben können.
Welche Kosten für Employee Benefits verwalten Sie?
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das an mehreren Standorten tätig ist, umfassen die weltweiten Employee Benefits, die Sie verwalten, wahrscheinlich:
- Krankenversicherung für Mitarbeiter und deren Familien
- Betriebliche Altersvorsorge, auch grenzüberschreitende Pläne
- Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung
- Geschäftsreiseversicherung
Die Beschaffung und Verwaltung dieser Vergünstigungen kann äusserst komplex sein, insbesondere wenn das Management auf verschiedene Abteilungen verteilt ist.
Den Überblick über Ihre Gruppenversicherungen für Mitarbeiter zu behalten, ist fast unmöglich, wenn Sie mit mehreren Standorten und internen Teams arbeiten. Noch schlimmer, dieser Mangel an Klarheit kostet Sie Geld.
Bereiche, in denen Sie möglicherweise mehr ausgeben als nötig, sind:
- Teure Policen, die günstiger zu haben wären, ohne die Qualität zu beeinträchtigen
- Überlappende Policen
- Deckungslücken, die ein hohes Haftungsrisiko darstellen, oder Policen, die nicht Ihren Anforderungen entsprechen, was zu zusätzlichen Ausgaben führt
- Interne Teams, die zu viel Zeit für die Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen aufwenden, aufgrund von Komplexität und Papierkram
- Verpasste Fristen für Verlängerungen, die zusätzlichen Aufwand erfordern
- Zeit, die von Teammitgliedern für die Erstellung und das Verständnis mehrerer Berichte aufgewendet wird, obwohl deren Zeit kostbar ist
Aber alles ist noch nicht verloren. Ihr Management der Employee Benefits kann kosteneffizienter gestaltet werden, aber zuerst müssen Sie untersuchen, wo Ihr Team den besten Return on Investment für seine Bemühungen erzielen kann.
Was sind die Herausforderungen bei der Optimierung dieser Kosten für Employee Benefits?
Jedes Hindernis bei der reibungslosen Verwaltung versicherbarer Employee Benefits kostet Sie Geld. Ob es an fehlender Klarheit, multinationalen Operationen, Risikotransfer oder anderen Faktoren liegt – jede verpasste Chance zur Straffung Ihrer Abläufe ist ein teurer Fehler.
Hier sind die Hauptprobleme, denen Unternehmen begegnen, wenn sie versuchen, ihre Kosten für Mitarbeitervergünstigungen zu optimieren:
Mangelnde Übersicht
In einem normalen Szenario ist das Fehlen einer zentralisierten Übersicht über die verschiedenen Teams Ihres Unternehmens ineffizient. Doch bei der Verwaltung von Employee Benefits führt diese Ineffizienz nicht nur zu Fehlern, sondern auch zu Kosten.
Mehrere Länder
Selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, arbeiten Sie möglicherweise in mehreren Regionen weltweit. Internationale Firmenkrankenversicherungen, Altersvorsorgepläne und mehr können schwierig zu organisieren und kosteneffizient zu gestalten sein, wenn Ihr Unternehmenssitz am anderen Ende der Welt ist und Sie wenig Einblick in die besten Anbieter für jeden Standort haben.
Mangelnde Transparenz
Ihre Teammitglieder auf der ganzen Welt müssen genau wissen, was sie Ihren Mitarbeitern anbieten, und die Mitarbeiter müssen genau wissen, welche Vergünstigungen sie erhalten. Ein Mangel an Transparenz kann intern Zeit und Geld kosten und dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter sich anderweitig nach einem Arbeitsplatz umsehen.
Konsistenz bei der Berichterstattung
Berichte aus verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Anbietern für jede Art von Employee Benefits führen zu mehreren Berichten in unterschiedlichen Formaten. Diese uneinheitliche Berichterstattung erschwert es, festzustellen, wann Sie Einsparungen verpassen oder zu viel für bestimmte Policen ausgeben.
Mangel an länderspezifischem Marktwissen
Wenn Sie multinationales Pooling nutzen, verwenden Sie möglicherweise immer dieselben Versicherungsanbieter. Aber das Pooling ist nicht immer die beste Lösung. Möglicherweise finden Sie eine bessere Lösung bei lokalen Versicherungsanbietern („lokale Champions“), die nicht Teil eines Pooling-Netzwerks sind.
Wenn Sie kein Vor-Ort-Team haben, das Verbindungen und Kenntnisse über alle Versicherungsanbieter besitzt, verpassen Sie möglicherweise die Chance, die beste Gruppenversicherung für Ihre Mitarbeiter zu einem vernünftigen Preis zu erhalten.
Den Mitarbeitern das beste Erlebnis bieten
Abgesehen von der Verwaltung dieser Employee Benefits schulden Sie Ihren Mitarbeitern das beste Erlebnis, das Sie bieten können, insbesondere bei sensiblen Themen wie der Krankenversicherung. Ihre Mitarbeiter vertrauen darauf, dass Sie für ihre Versorgung sorgen, und sicherzustellen, dass Sie ihnen nicht nur die Versicherung bieten, die sie benötigen, sondern auch das Erlebnis, das sie sich wünschen, ist der Schlüssel, um Mitarbeiterabwanderung zu verhindern.
Wie man die Kosten für Employee Benefits optimiert
Auch wenn viele der Hindernisse für Kosteneffizienz auf den ersten Blick schwer zu bewältigen erscheinen, gibt es Möglichkeiten, Ihre versicherbaren Kosten für Employee Benefits zu optimieren, ohne dass ein grosser Aufwand erforderlich ist.
Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Kosten für Employee Benefits effizient optimieren können:
Arbeiten Sie von einer zentralisierten, sicheren Plattform aus
Auch wenn Sie mehrere Teams an verschiedenen internationalen Standorten haben, sollten Sie in der Lage sein, von einem Ort aus auf alle benötigten Daten zuzugreifen. Die Organisation von Firmenkrankenversicherungen und anderen Vergünstigungen sollte einfach sein, auch wenn Ihre HR- oder Finanzabteilung an Ihrem Hauptsitz oder in einem weit entfernten Satellitenbüro sitzt.
Eine sichere, zentralisierte Plattform mit intuitiven Dashboards und Analysen zu Kosten und Risiken kann viele der Probleme eliminieren, die mit einem auf verschiedene Software und inkompatible Berichte basierenden System auftreten.
Mit allen Dokumenten an einem sicheren digitalen Ort können Sie Kosten und Risiken bewerten und problemlos datenbasierte Entscheidungen treffen.
Verwenden Sie virtuelles multinationales Pooling mit zuverlässigen Verbindungen
Multinationales Pooling, also die Kombination globaler Versicherungspläne in einem konsolidierten System, ist eine plausible Option für viele Unternehmen. Selbst kleinere Firmen können einen multinationalen Pooling-Ansatz nutzen, um ihre Guthaben und Lasten für verschiedene Versicherungsprogramme zu konsolidieren.
Jedoch wissen Sie nicht immer, ob Sie die beste Art von Versicherung für Ihre Bedürfnisse erhalten. Beispielsweise haben Sie auf lokaler Ebene in einem multinationalen Pooling-System möglicherweise keinen Überblick darüber, ob Ihr Anbieter die kosteneffizienteste Lösung oder die vorteilhaftesten Bedingungen für die Berufsunfähigkeitsversicherung bietet. Der „virtuelle“ Ansatz kann hier helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, auch ausserhalb eines multinationalen Pooling-Arrangements.
Es hängt alles davon ab, wie Sie Ihr multinationales Pooling einrichten und wem Sie diese Einrichtung anvertrauen. Es ist ratsam, einen Berater für Employee Benefits zu nutzen, der Ihnen nicht nur eine Pooling-Option anbietet, sondern auch Verbindungen zu den besten lokalen Versicherern herstellen kann, um Kosteneinsparungen zu erzielen.
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