Es ist bekannt, dass Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern am besten aufgestellt sind, wenn ihre Pläne für Mitarbeitervergünstigungen (Employee Benefits, EB) zentral gesteuert werden. Die grössten Unternehmen haben eine zentrale Funktion innerhalb ihrer Hauptniederlassung implementiert, die für das EB-Management verantwortlich ist. In mittelgrossen Unternehmen mit internationalen Aktivitäten (d.h. 1000 – 5000 Mitarbeiter) ist dieses Mass an Kontrolle und Verwaltung jedoch oft noch nicht vorhanden.
Der Schlüssel zur Kontrolle der ständig steigenden EB-Kosten liegt im Verständnis der angebotenen Mitarbeitervergünstigungen. Für Abteilungen wie die Finanzabteilung reicht es nicht aus, EB nur auf lokaler Ebene (d.h. Tochtergesellschaft) zu verstehen.
Infolgedessen werden interne Berichte häufig unter Kategorien wie „Personalkosten“ klassifiziert, ohne die Verhältnisse zwischen Gehalt, obligatorischen und freiwilligen EB zu berücksichtigen oder offenzulegen. Dies bedeutet auch, dass die zentrale Finanzfunktion in vielen Unternehmen über die aktuelle Situation in anderen Ländern nicht informiert ist: Kosten, Qualität und Verfügbarkeit der Leistungen, Finanzierungsmethoden und Optimierungspotenziale.
Dies kann nur durch genaues Wissen und Management verbessert werden.
Welche Mitarbeitervergünstigungen sollten also an die Hauptniederlassung gemeldet werden?
- Die für die Finanzabteilung relevanten Mitarbeitervergünstigungen sind diejenigen, die allgemein als „versicherbare Leistungen“ gelten und folgende Merkmale aufweisen:
- Gesetzlich und/oder freiwillig
- Durch die Sozialversicherung, Gesetze oder Tarifverträge vorgeschrieben oder nicht
- Beitragsfinanziert für Mitarbeiter oder ausschliesslich vom Arbeitgeber finanziert
- Versichert, selbstversichert oder im Umlageverfahren
Warum sollte man sich um obligatorische/gesetzliche Leistungen kümmern? In mehreren Ländern werden einige obligatorische Leistungen durch private Anbieter bereitgestellt, die vom Arbeitgeber (d.h. der lokalen Tochtergesellschaft) ausgewählt werden. Die Schweiz und Deutschland sind Beispiele hierfür mit ihren betrieblichen Altersvorsorgesystemen.
Wenn der Arbeitgeber entscheidet, welchen Anbieter er wählt oder ob eine Leistung überhaupt versichert oder als Risiko einbehalten werden soll, besteht Potenzial zur Optimierung auf lokaler oder internationaler Ebene; daher entsteht ein Bedarf an Management durch die zentrale Finanzfunktion.
Die Lösung zur Erlangung der Kontrolle über Daten und Kosten der Mitarbeitervergünstigungen liegt in der Unterstützung und Expertise von EB-Spezialisten. Diese Unterstützung ist unerlässlich, um die Kontrolle über die EB-Organisation wieder in die Hände des Managements auf C-Level zu legen.
Nur mit dieser Unterstützung und diesem Wissen können Organisationen mit internationalen Aktivitäten Optimierung in ihrem EB-Management sehen und das richtige Gleichgewicht zwischen Kosten und Nutzen finden.
