Im Bereich des Human Capital Managements haben die letzten Jahre erhebliche Veränderungen mit sich gebracht – und damit einen dringenden Bedarf für mittelständische Unternehmen, ihre Employee Benefits-Praktiken anzupassen.
HR-Manager wissen, dass die alten Methoden der Geschäftstätigkeit nicht mehr zum globalen Talentmarkt von heute passen. Der Mangel an jüngeren Arbeitskräften bedeutet, dass Unternehmen ältere Mitarbeiter länger halten müssen. Die Leistungspläne müssen die grosse und wachsende Lücke zwischen den Erwartungen der älteren Generation und den Generationen X und Y abdecken. In einer Welt nach Covid-19 wünschen und benötigen die Mitarbeiter mehr Leistungen, die auf Wohlbefinden und psychische Gesundheit fokussiert sind. Und in vielen Ländern steigt die Definition von „fairer“ Entlohnung (sei es gleiche Bezahlung für Frauen oder Mindestlohn) sowie von Sozialleistungen wie Sozialversicherungs- und Rentenbeiträgen stetig an.
Heutige Arbeitgeber müssen zeigen, dass sie sich kümmern, indem sie das Risiko von Verletzungen und schlechter Gesundheit ihrer Mitarbeiter kontrollieren – und konkrete Ziele und Massnahmen in einer Unternehmenspolitik für betriebliche Gesundheit festlegen.
Für Unternehmen, die durch Fusionen und Übernahmen neue Tochtergesellschaften in mehreren Ländern integriert haben, werden die Herausforderungen sehr ähnlich wie die, die grosse multinationale Unternehmen betreffen. Und ebenso die Verantwortung und Priorität des Vorstands, die Landschaft der Leistungen zu verwalten.
Da die betriebliche Altersversorgung (EB) traditionell lokal betrachtet wurde, haben die meisten mittelständischen Unternehmen noch nicht damit begonnen, die notwendigen Änderungen bei den Leistungen anzugehen. Die Beratung durch EB-Experten kann Unternehmen helfen, den Prozess der Einführung neuer Leistungen und der Anpassung bestehender Leistungen zu kontrollieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Unternehmen einen dezentralisierten Ansatz wählen.
Die Situation ist in DACH-Unternehmen noch komplizierter, wo globale HR-Abteilungen weiterhin Talentakquise, Onboarding, Mobilitätsmanagement und EB-Management weitgehend manuell abwickeln. Wenn nach EB-Dokumenten gefragt wird, antworten viele noch mit „Ich weiß gerade nicht, wo ich das finden kann.“
HR-Manager sind frustriert, weil sie Entscheidungen treffen müssen, ohne die Daten zu haben, die sie benötigen, um wirklich informiert zu sein. Sie fühlen sich machtlos gegenüber Versicherern, Maklern und lokalen Entscheidungsträgern und sind überwältigt von der Komplexität der Anforderungen und Vorschriften, die täglich auf ihrem Tisch landen.
In der Theorie sollte es so einfach sein, das EB-Management zu automatisieren. Aber die Realität zeigt, dass nur wenige gute Systeme existieren und diese nicht einfach zu implementieren sind.
Deshalb hat ASN alle notwendigen Werkzeuge entwickelt, um die Lösungen zu bieten, die Sie benötigen. Als mittelständisches, privat geführtes Unternehmen in der Schweiz versteht ASN die spezifischen Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen in der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz), die ihre ersten Schritte auf internationalem Terrain machen, oft unter der Leitung ihrer Gründerfamilie.
Unbestreitbar sind einige Aspekte der internationalen Mitarbeiterleistungen recht technisch. Daher können die folgenden Kapitel etwas nüchterner sein als der einleitende Abschnitt. Wir sind jedoch überzeugt, dass jeder, der in einer internationalen HR-Abteilung arbeitet und Herausforderungen im Zusammenhang mit internationalen Leistungen gegenübersteht, diese als sehr relevant und zeitnah empfinden wird.
Gegründet 1991 in Zürich, ist die Advisory Services Network AG (ASN) ein internationaler Versicherungsspezialist und Makler sowie Berater für Employee Benefits. Wir sind privat geführt, mit einer Unternehmensethik, die Vertrauen, Engagement, Wissen und einen einladenden Geist betont.
Neben der Marktführerschaft im Bereich der internationalen privaten Krankenversicherung bietet ASN umfassende und einzigartige Lösungskonzepte, darunter ASN-WEB (Worldwide Employee Benefits). In Partnerschaft mit anderen erstklassigen Dienstleistern wie Versicherungsbrokern und externen Leistungsadministratoren unterstützen wir die Bemühungen unserer Kunden, Transparenz und Kontrolle durch konsistente Management-Dienste auf zentraler und lokaler Ebene zu etablieren.
Unsere Kunden bevorzugen einen dezentralen Managementansatz, daher hat ASN das modulare ASN-WEB-Angebot entwickelt. Es ist ein strategischer und grundlegender Ansatz zum EB-Management.
ASN-WEB bietet Ihnen alle Ressourcen, die Sie benötigen, um die Kosten und Risiken Ihrer globalen versicherbaren Leistungen mit minimalem Aufwand zu kontrollieren.
Eine effektive Verwaltung der versicherbaren Leistungen erfordert einen präzisen Überblick über die in jedem Land angebotenen Leistungen: was Sie bereitstellen, zu welchen Kosten und aus welchem Grund. Ohne diesen umfassenden Überblick riskieren Sie:
Und am wichtigsten…
Das Unternehmen liefert nicht das Leistungsniveau über alle Tochtergesellschaften und Länder hinweg, das das Management auf C-Ebene verlangt.
Die modularen Werkzeuge von ASN befassen sich mit allen Fragen, die HR- und Risikomanager im Zusammenhang mit weltweiten Leistungen haben, und befähigen Sie dazu:
ASN löst wahrscheinliche Herausforderungen im Bereich des Employee Benefits Managements mit einem besonderen Fokus auf die Kontrolle von Funktionen.
Mit dem AAA-Data-Modul (AAA steht für Acquisition, Aggregation und Analysis) sammeln und katalogisieren die Experten von ASN alle relevanten Daten zu den für Mitarbeiter angebotenen Leistungen über ein speziell für das EB-Datenmanagement entwickeltes Online-Tool.
Anschliessend analysieren wir das zugrunde liegende versicherbare Risiko mithilfe von Aktuarmethoden wie Schadensprojektionen, um potenzielle Optimierungsmöglichkeiten bei den Verwaltungskosten der Pläne und der Risikoübertragung aufzudecken.
Wir verstehen, dass ein Arbeitgeber den Mitarbeitern einen Schutz vor finanziellen Schäden bieten muss, sollte es zu bestimmten Ereignissen kommen. Daher erstellt das ASN-System routinemässig detaillierte Berichte und spezifische Empfehlungen für jeden Leistungsplan. Das exklusive aggregierte EB-Dashboard-Tool, das Sie auf SAAS-Basis nutzen können, bietet auch Informationen zur Compliance und Governance, Länderprofile und Benchmarks, Updates zu Entwicklungen im Bereich der Leistungen sowie Warnungen bei verpassten Verlängerungsmöglichkeiten und kostspieligen Einrichtungsmassnahmen.
Das ASN-WEB-Modul für Lösungen und Dienstleistungen bietet Beratung und Unterstützung, um Ihnen bei der Umsetzung der geeigneten Lösungen zu helfen, häufig in enger Zusammenarbeit mit bestehenden Versicherungsbrokern.
Die Beratung von ASN basiert auf den im ASN-AAA-Data-Modul erfassten Daten und verwendet international unterstützte Lösungen, die normalerweise nicht auf lokalen Märkten verfügbar sind. So können Sie eine gut durchdachte und verwaltete internationale Strategie (die beispielsweise die Erschliessung internationaler Versicherungsmärkte, multinationales Pooling und andere länderübergreifende Vereinbarungen umfassen kann) in die Tat umsetzen.
Die Aufgaben der Dienstleister und von ASN werden im Rahmen von ASN-WEB-Partners durchgeführt, was sicherstellt, dass Sie Zugang zu spezialisiertem Wissen und Dienstleistungen unabhängiger Experten weltweit haben.
Experteneinblick #1: Ein globaler Ansatz
Hier ein Einblick von Oliver Goede, der zeigt, warum ASN’s international ausgerichteter Ansatz als „Best Practice“ gilt:
„Vor einigen Jahren war ich für Versicherung und Risikomanagement in einem Industriekonzern verantwortlich, der mehr als 100 Tochtergesellschaften in 40 Ländern hatte. Die leistungsbezogenen Versicherungsverträge hatten sich fast unbemerkt zu einem erheblichen und unkontrollierten Kosten- und Risikofaktor entwickelt.
Die Entscheidungen über die Inhalte der Leistungspläne und die Auswahl der Dienstleister waren vollständig an lokale HR- und Finanzteams delegiert. Auf der Ebene des Hauptsitzes gab es keine spezifische Kontrolle.
Geleitet vom Versicherungsteam, unterstützt vom Vorstand und in Zusammenarbeit mit den HR- und Einkaufsabteilungen, beschloss die Gruppe, ein Projekt zu starten, das Transparenz schaffen und die Kosten optimieren sollte. Die Ergebnisse waren erstaunlich gut: Wir erlangten vollständige Transparenz und erzielten Einsparungen, die innerhalb von drei Jahren die zweistellige Millionen-Euro-Marke erreichten.
Wir konnten auch eine nachhaltige Kostenkontrolle durch international erworbene Policen und ein erfolgreiches Management des multinationalen Poolings über verschiedene Pooling-Netzwerke hinweg sicherstellen.
Während des Projekts wurden viele Probleme in der Versicherungdeckung, die lokal nicht gelöst werden konnten, evident.
In Grossbritannien hatten wir zum Beispiel viele juristische Einheiten, die Personal sowohl an Land als auch auf Offshore-Plattformen beschäftigten, und wir hatten jahrelang mit einer Ungleichbehandlung der beiden Personengruppen zu kämpfen. Die lokalen HR-Teams hatten verschiedene spezialisierte Broker aufgesucht, um zumindest eine vernünftige Deckung für das Offshore-Personal einzurichten, die jedoch weiterhin Einschränkungen und Ausschlüsse aufwies. Die Kombination von Lebens- und Nichtlebensversicherungsverträgen sowie mehreren Versicherern und Brokern machte das System sowohl umständlich als auch extrem teuer.
Die Arbeit des internationalen Projektteams führte schliesslich zu einer eher einzigartigen Regelung, die eine Deckung mit dem gewünschten Versicherer und einem Teil eines der multinationalen Pools umfasste. Alle Mitarbeiter genossen schliesslich Leistungen unter denselben Bedingungen, ohne Unterschiede zwischen an Land und Offshore beschäftigten Personen.
Zusätzlich stehen nun jährliche Managementberichte und der Zugang zu wertvollen Daten durch das multinationale Pooling-Abkommen auf der Ebene des Hauptsitzes zur Verfügung.
In den meisten mittelständischen Unternehmen werden die Funktionen im Bereich der Leistungen nahezu ausschliesslich lokalen HR-Managern zugewiesen; es gibt kaum internes Wissen über Leistungen auf der Ebene des Hauptsitzes.
Dennoch ist es gängige Praxis, die Leistungen für die Expats, die von der Zentrale angestellt werden, sowie für andere Gruppen von häufig reisenden Mitarbeitern zu kontrollieren. Dies sind Gruppen von Mitarbeitern, für die das Thema Fürsorgepflicht besonders wichtig ist, häufig aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Regelungen.
Die Bereitstellung von EB in diesem Fall kann mehrere Anbieter, Versicherungsunternehmen, Fronting-Unternehmen, TPAs usw. erfordern. Die HR-Funktion auf der Ebene des Hauptsitzes muss mit den lokalen Managern koordinieren und eine enge Kontrolle über die Einrichtung der Leistungen aufrechterhalten.
Experteneinblick #2: Fallstudie Rolls-Royce Power Systems (RRPS)
Bei Rolls-Royce Power Systems (RRPS) in Friedrichshafen, Deutschland, fand Andreas Klapproth vor Jahren den richtigen Benchmark für die passende EB-Lösung.
RRPS ist Teil der weltweit agierenden Rolls-Royce Group, arbeitet jedoch unabhängig in Bezug auf spezifische lokale EB-Lösungen für seine 8.000 Mitarbeiter. Hier ist ihre Geschichte:
Bei Rolls-Royce Power Systems umfasst die Kategorie der mobilen Mitarbeiter viele verschiedene Arten von Personen, die von unterschiedlichen Unternehmen beschäftigt und in viele verschiedene Länder entsandt werden.
Einige dieser Mitarbeiter arbeiten auf Kurz- bis Mittelzeiteinsätzen; einige verfolgen Projekte in verschiedenen Teilen der Welt mit unbefristeten Verträgen; einige sind „herkömmliche“ Expats.
Wir möchten sicherstellen, dass alle diese Mitarbeiter und ihre Familien hinsichtlich der Krankenversicherung fair behandelt werden. Wir halten uns auch strikt an die Compliance- und Governance-Richtlinien unserer Organisation in jedem Zielland.
Kein einzelner Versicherungsvertrag erfüllt das erforderliche Niveau an Service und Leistungsumfang an allen Standorten. Daher verfolgen Arbeitgeber wie wir einen international koordinierten Ansatz. Wir müssen sicherstellen, dass weltweite Portabilität und eine gesicherte Rückkehr ins Heimatland nach einem längeren Aufenthalt im Ausland gewährleistet sind, ohne das Risiko einer Benachteiligung aufgrund von im Einsatz erworbenen medizinischen Bedingungen einzugehen.
Wir möchten sicherstellen, dass diese mobile Arbeitskraft und ihre Familien Zugang zu einem einheitlichen ersten Ansprechpartner haben, der ein vordefiniertes Service-Niveau bei Fragen zur Versicherungsdeckung und medizinischen Anfragen bietet.
Ein Kompetenzzentrum, in dem unsere Versicherungsverträge verwaltet und überwacht werden und in dem routinemäßig Managementberichte erstellt werden, hilft uns als Arbeitgeber mit einem kleinen Versicherungsteam, unsere Ziele zu erreichen und unsere Fürsorgepflicht zu erfüllen.
Kurz gesagt, Klapproth hat festgestellt, dass es für multinationale Unternehmen von Vorteil ist, die von ASN im Modul Lösungen & Dienstleistungen angebotenen Services zu nutzen. Internationale Brokerage-Dienstleistungen werden über das Kompetenzzentrum des Unternehmens in Zürich sowie durch lokale Brokerage-Dienste von ASN-WEB-Partnern bereitgestellt. Das Toolset „Automatisierte Überwachung“, das das aggregierte EB-Dashboard nutzt, bietet Vertragsmanagement und Überwachung zur Ergänzung der Managementunterstützung und Berichterstattung (lokal und HQ) sowie einen speziellen mehrsprachigen Service für versicherte Mitarbeiter und den RRPS-Planadministrator.
Der letzte Schritt im ASN-WEB-Ansatz ist die Implementierung des Toolsets für virtuelles Pooling.
Virtuelles Pooling bietet unseren Kunden mit 1.000 oder mehr Mitarbeitern Zugang zu multinationalem Pooling über ein spezielles Employee Benefits Network, ohne dass Sie einen eigenen multinationalen Pool erstellen und pflegen müssen. Sie profitieren von allen Vorteilen des multinationalen Poolings – den Arten von Lösungen und Strategien, die normalerweise nur grossen, zentralisierten multinationalen Unternehmen vorbehalten sind –, ohne Ihre aktuellen Versicherungsverträge oder Dienstleister ändern zu müssen.
ASN hilft Ihnen, alle notwendigen Funktionen auf eine effiziente und hochwirksame Weise auszuführen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der besten Pooling-Strategie und setzen diese für Sie um, indem wir alle beteiligten Beziehungen (einschliesslich Employee Benefits Networks, Versicherer und Rückversicherer) verwalten.
Über das aggregierte EB-Dashboard bietet ASN auch anspruchsvolle Pooling-Überwachung, die sicherstellt, dass der bestmögliche Servicelevel für alle gepoolten Versicherungsverträge gewährleistet ist, sowie aggregierte Managementberichte, damit Sie stets über die Einzelheiten informiert sind.
Um Ihnen zu zeigen, wie leistungsfähig das System ist, hier einige Beispiele aus Tochtergesellschaften in zwei europäischen Ländern.
Experteneinsicht #3: Ron van Overhagen zu niederländischen Renten- und Sozialleistungen
In den Niederlanden können versicherte Rentenpläne in multinationales Pooling einbezogen werden. Hier ist, was der niederländische Renten- und Sozialleistungs-Experte Ron van Overhagen dazu zu sagen hat:
Der Aufwand, von den historischen Leistungszusagen-Plänen (DB) auf modernere und kostengünstigere Beitragspläne (DC) umzusteigen, war in den letzten etwa 10 Jahren der Fokus der HR-Manager in den Niederlanden. Da dieser Wandel nun weit verbreitete Realität wird, ist es notwendig zu überprüfen, wie die neuen Rentenpläne von multinationalem Pooling profitieren können.
Was sind die wesentlichen Unterschiede beim Pooling von DB- und DC-Plänen?
Bei DB-Plänen beteiligt sich die Gesamtheit der Beiträge zum Rentenplan (Spar- und Risikoprämien) am multinationalen Pool. Dies führt zu hohen Volumina an gepoolten Prämien.
Bei DC-Plänen wird nur der Risikoteil gepoolt.
Obwohl die hohen Volumina an gepoolten Prämien für DB-Pläne beeindruckend wirken mögen, ist multinationales Pooling aus der Perspektive der Kostenoptimierung ein attraktives und sinnvolles Werkzeug für alle Arten von Rentenplänen. Dies liegt daran, dass internationale Dividenden aus der Pooling-Risikoprämien genauso attraktiv sein können wie—oder sogar höher als—die Dividenden aus der Pooling von Renten- und Risikoprämien zusammen.
Als grobes Beispiel: Wenn wir einen Rentenplan mit gesamten jährlichen Prämien (Risiko + Ersparnis) von 1 Million Euro betrachten, würden die Pooling-Dividenden, die sich aus einem lokalen technischen Ergebnis eines DB-Plans ergeben, das zwischen 2,5% und 3% der gesamten Prämien liegt, zwischen 25.000 und 30.000 Euro betragen.
In einem DC-Plan mit genau demselben Niveau der gesamten jährlichen Prämien würden die gepoolten Risikoprämien 100.000 bis 120.000 Euro betragen (je nach Altersstruktur der versicherten Mitarbeiter), und die Pooling-Dividenden aus der Pooling-Übung könnten 35% bis 40% der gepoolten Prämien erreichen, d. h. von 35.000 bis fast 50.000 Euro.
Zum guten Verständnis sei erwähnt, dass am 1. Januar 2023 eine vierjährige Übergangsfrist beginnt, in der alle verbleibenden DB-Pläne in den Niederlanden auf DC-Pläne umgestellt werden. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Vorteile des multinationalen Poolings für die neuen DC-Rentenpläne zu überprüfen. Es ist für jeden Arbeitgeber sinnvoll, die genauen Zahlen für seinen individuellen Rentenplan zu überprüfen. Da die Risikoprämie vollständig vom Arbeitgeber bezahlt wird, profitieren auch die Pooling-Dividenden vollständig dem Unternehmen.
Pooling wird nicht nur den Arbeitgebern Geld sparen. Multinationales Pooling verschafft durch regelmäßige Berichte, die sonst nicht verfügbar wären, einen Überblick über die Schadensentwicklung innerhalb des Rentenplans.
Diese Berichte geben Einblicke in:
Für jegliche Leistungen nach dem BVG-Gesetz in der Schweiz oder das Rentensystem in den Niederlanden ist ASN Virtual Pooling ein Muss. Die Erwartungen an erfahrungsbezogene Gewinnbeteiligungen aus dem Global Network sind hoch und langfristig bewährt. Die rechtlichen Voraussetzungen für die Teilnahme dieser Rentenpläne an Pooling-Setups sind gegeben.
Sogar für mittelständische Unternehmen kann die Optimierung der Kosten und Prozesse im Zusammenhang mit versicherbaren Employee Benefits erhebliche Auswirkungen auf das Endergebnis haben. Doch Kostenüberlegungen und der Mangel an verfügbaren Talenten bedeuten oft, dass die Einstellung eines Vollzeit-Interne-Spezialisten keine Option ist. Auch das schnelle Training eines Mitglieds des bestehenden HR-Teams ist keine Lösung.
Mitarbeiterbenefits-Spezialisten haben die Expertise und Erfahrung, die mittelständische Unternehmen benötigen. Ihre Unterstützung bringt die Transparenz und Kontrolle, die kontinuierliche Verbesserungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter ermöglichen, einschließlich finanzieller Einsparungen, zusätzlicher Sicherheit, geografischem Verständnis, besseren Anfangsbedingungen und verbesserten Leistungsangeboten.
Es ist Zeit, dass Ihr Unternehmen den Weg in eine weniger komplizierte und erfolgreichere Zukunft einschlägt.
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