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Employee Benefits: Wie man mit dem Datenchaos umgeht

In den vorherigen Artikeln dieser Reihe haben wir die Bedeutung hervorgehoben, die Kontrolle über die Kosten und das Management von Employee Benefits (EB) zu erlangen. Als Grundlage für Massnahmen sollte der Hauptsitz die Datenbeschaffung und -bewertung in Betracht ziehen. In der Praxis ist dies jedoch weitaus komplizierter, als es klingt.

Die grösste Herausforderung besteht darin, dass EB-Daten aus verschiedenen Quellen (Benefits-Netzwerke, Versicherer, Makler, Dritte Dienstleister, Buchhalter usw.) zu den Tochtergesellschaften und dann zum Hauptsitz fliessen oder in einigen Fällen direkt zum Hauptsitz gelangen. Diese Datensätze kommen in unterschiedlichen Formaten, Sprachen, Währungen, Zeiträumen und Qualitäten. Infolgedessen hat das zentrale Management (z.B. CFO) oft unterschiedliche und häufig veraltete Informationen im Vergleich zum Management der Tochtergesellschaften.

Einige Versuche wurden unternommen, dieses Problem mit Software-Tools zu lösen, die es den Beteiligten ermöglichen, ihre Daten in eine zentrale Datenbank einzupflegen. Das Problem bei diesen Tools ist jedoch, dass sie die mit folgenden Aspekten verbundenen Probleme nicht lösen:

Unterschiedliche Formate – eine Excel-Datei ist hier keine Lösung; das Format des Inhalts ist wichtiger
Inkonsistente Terminologie (z.B. Krankenversicherung oder medizinische Versicherung)
Verschiedene Währungen und/oder unterschiedliche Wechselkurse
Unterschiedliche Informationsstufen (z.B. sind Angehörige in der Deckung enthalten?)
usw.

Um das notwendige Mass an Kontrolle über EB zu erreichen, müssen die oben genannten Probleme durch Digitalisierung gelöst werden. Natürlich ist die manuelle Dateneingabe die schwierigste Herausforderung und die Ursache vieler Probleme. Eine Möglichkeit, dies anzugehen, ist die Integration eines automatischen Datenaustauschs zwischen HR-/Finanzsoftware und einem zentralen Tool.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen internen oder externen Experten mit der Überprüfung und Validierung der eingegebenen Daten zu betrauen. Nach unserer Erfahrung ist die optimale Lösung eine Mischung aus beidem.

Die Unterstützung durch EB-Spezialisten ist daher unerlässlich, um die Kontrolle über das EB-Management in die Hände des C-Level-Managements auf lokaler und Hauptsitz-Ebene zu legen. Nur mit solcher Unterstützung und Wissen können Organisationen mit internationalen Aktivitäten ihr EB-Management optimieren und das richtige Gleichgewicht zwischen Kosten und Leistungen finden.